Wij houden je op de hoogte van nieuws rond Hello's, maar geven je ook updates over nieuws uit onze branche. Lees hier over demo's, events, ons nieuws en inspirerende blogs.
Willen jullie jezelf voorstellen?
Angela: Ik ben kwaliteitsadviseur bij Sociaal Team Gouda. Ik zie geen clienten waardoor ik niet op die manier werk met Hello’s. Ik was projectleider en ik ben nu samen met Robbert Admin (interne applicatiebeheer) van Hello’s. De laatste tijd heb ik me bezig gehouden met de inrichting van dashboards, die ik o.a. gebruik voor de verantwoording.
Robbert: Ik ben licht langdurig ondersteuner bij Sociaal Team Gouda, ik werk ambulant bij mensen thuis of op kantoor. Ik werk dus ook zelf met Hello’s. Bij het vorige ECD was ik superuser en werd gevraagd om mee te denken bij de aanschaf van een nieuw systeem. Daarna werd ik ook gevraagd om Admin van Hello’s te worden.
Hoe werkt het bij jullie met superusers en Admins?
Robbert: We werken met verschillende teams en elk team heeft een superuser. Daarbij hebben we binnen de organisatie twee Admins. Binnen mijn eigen team ben ik ook de superuser.
Angela: De superusers zijn vooral signalerend naar de Admins toe. De Admins en superusers bedenken samen een oplossing. Wij gaan als Admins aan de slag met de oplossingen. We vinden het te fragiel om slechts één persoon Admin te laten zijn en je moet het technische stuk wel goed snappen.
Robbert: De Admins kunnen ook aan de achterkant bouwen in Hello’s. Dit doen we vanuit de medewerkers zelf, wanneer er vanuit Hello’s nieuwe mogelijkheden zijn of wanneer we zelf zien dat er iets aangepast moet worden. We communiceren dit weer naar de teams terug via de superusers of SociaalNet, ons intranet.
We hebben Angela eerder mogen interviewen, jullie zijn nu langere tijd met Hello’s aan het werk, wat zijn de voordelen die jullie ervaren?
Robbert: Het voordeel is dat Hello’s heel plat is qua opbouw, wat het heel overzichtelijk maakt. Ook tussen de verschillende trajectvormen, die onderling íets anders ingericht zijn, maar ook voor 90% hetzelfde is. Wij hebben het zelf ook zo makkelijk mogelijk geprobeerd in te richten. Van het vorige programma wisten we hoe we het niet wilden. Het is heel verleidelijk om te gaan vergelijken of in hetzelfde patroon te blijven. We hebben daarom een werkgroep samengesteld die blanco begon en kritisch ging kijken naar wat er weggelaten kon worden. Ik vind het heel waardevol dat we destijds deze werkgroep hebben samengesteld om hier op deze manier naar te kijken.
Angela: Ja, niet steeds de vergelijking maken met het oude systeem, maar te kijken naar wat we nú willen. Nog steeds elke keer als we een vraag krijgen, kijken we kritisch naar het doel achter de wens om iets aan te passen.
Robbert: We stellen dan altijd de vraag: ,,Waarom? Kan het op een andere manier?’’ Want het kost immers tijd om het te bouwen én ook het registeren kost tijd. Dit blijft een proces.
Angela: Aan de andere kant is het wel heel fijn dat je snel iets in kan bouwen in Hello’s. Bijvoorbeeld als de gemeente iets extra’s wil weten. Bij wijze van kunnen we het er nu inzetten en wanneer het niet meer nodig is ook weer uit kunnen zetten.
Welke functies maken voor jullie het verschil?
Angela: De verschillende mogelijkheden bij het registreren. De vorige keer noemde ik ook als voorbeeld: het BSN registreren we alleen bij de jeugd, bij een andere categorie staat deze er dan ook niet tussen.
Robert: Zo hebben de sociaal raadslieden geen meetinstrumenten zoals de ZRM, maar andere korte vragen klaar staan. Het is fijn dat je per traject specifieke aanpassingen kan maken.
Angela, vorige keer benoemde jij dat de volgende stap de dashboards zou worden. Kan je daar over vertellen?
Angela: Ik heb verschillende dashboards gebouwd om informatie uit te halen. Enerzijds voor de gemeente, maar anderzijds ook voor onszelf. Voorheen moest ik toveren met allerlei Excel-bestanden, en ik ben heel blij dat dat niet meer hoeft. Ik denk dat we er al 1,5 jaar cijfers uithalen. Het scheelt mij een hoop tijd, als iemand mij een vraag stelt dan open ik het dashboard, stel ik de juiste filters in en kan ik direct antwoord geven. Ik hoef niet meer te wachten tot het kwartaal of half jaar, maar het kan op ieder moment. Voor de verantwoording voor de gemeente kunnen we alles goed uit Hello’s halen. Voor ons is het daarbij ook fijn dat we minder KPI’s hebben afgesproken met de gemeente omdat wij recent het kwaliteitslabel van Sociaal Werk Nederland hebben behaald, waarmee we een groot deel van de oude KPI’s al borgen.
Ook voor intern gebruik halen we cijfers uit Hello’s. Mijn manager en ik kijken nu met de teamcoördinatoren wat de cijfers ons zeggen. Wat kunnen we ermee? Stellen we de juiste vragen? Zitten we daarmee goed? Daardoor wijzig ik ook af en toe weer wat in Hello’s.
Wij zijn op dit moment ook bezig met de inrichting van het cliëntenportaal. We willen met 1 á 2 cliënten een pilot draaien om te zien waar zij nog tegenaan lopen. Begin volgend jaar willen we daar live mee gaan.
Vandaag zijn we live gegaan met de medewerkerstevredenheidenquête. Heel leuk, want ik heb al een klein dashboard gemaakt en kan al zien dat er 50% respons is in 4,5 uur. Ik heb 2 jaar geleden al goed nagedacht over de vragen en deze heb ik in Hello’s ingebouwd. Dit hoef ik maar één keer te doen en kan hem over 2 jaar weer gebruiken! Eerder deed ik dit in Forms en moest ik daarna in Excel zelf grafieken maken, dat hoeft nu niet meer!
Dit willen we ook, in een andere vorm, voor de cliënten doen. Voorheen deden we dit één keer in de 2 jaar. We willen dit gaan opnemen in het werkproces, wanneer een traject wordt afgesloten. Dit doen we naast het tussentijds en aan het eind vragen naar de tevredenheid. Twee keer per jaar halen we deze gegevens op voor onze verslagen en ook ter verantwoording richting de gemeente.
Hoe zorgen jullie ervoor dat nieuwe collega’s goed met Hello’s kunnen werken?
Robbert: Ik geef nieuwe collega’s een individuele uitleg. Ik kan op die manier ook de meest recente updates uitleggen en achtergrondinformatie geven. Over het algemeen krijg ik hierna ook geen vragen meer.
Tijdens de implementatie waren we voorbereid op veel vragen en hadden we inloopspreekuren gepland, maar daar kwam eigenlijk niemand op af. Het verbaasde de superusers en ons, maar Hello’s was blijkbaar heel begrijpelijk!
Angela: We hebben ook een basishandleiding gemaakt, voor op ons Intranet, met de werkafspraken en de plek in Hello’s die daarbij hoort. Daar kunnen collega’s ook naslag doen.
Welke tips over Hello’s zou je geven aan andere sociale teams?
Angela: Gewoon doen!
Robbert: De juiste personen betrekken bij het proces, bij voorkeur een beetje technisch handig, die open staan voor vernieuwing en creativiteit.
Angela: Bedenk vooraf goed hoe je structuur eruit moet zien. Kopieer niet je oude systeem. Alleen dan hoef je niet weer dingen om te gooien, net als iedereen gewend is aan een nieuw systeem. Dat is bij ons goed gelukt in ieder geval!
Robbert: Verdeel de taken. Wij vinden het een voordeel dat we met zijn tweeën Admin zijn.
