“Bij veel medewerkers ontbreekt de positieve ervaring waardoor een groot deel van de zorg- en welzijnsorganisaties in Nederland onterecht opziet tegen registratie.” Monica Blokker

Wat vind jij van de toenemende rol van techniek in de zorg?

Techniek wordt op alle terreinen in het sociaal domein steeds belangrijker. Met de software van Hello’s leveren wij daar graag een bijdrage aan. Hello’s is een registratiesysteem specifiek voor het maatschappelijk middenveld. We hebben unieke functionaliteiten ontwikkeld, denk aan registratie voor individuele trajecten, collectieve groepsregistraties, metingen maar ook tevredenheidsenquêtes. Onze klanten worden veelal gesubsidieerd door gemeenten die als voorwaarde stellen inzicht te krijgen in werkzaamheden. Een registratiesysteem als Hello’s is software dat hierin voorziet.

Maar met Hello’s leveren we veel meer dan alleen de KPI’s die nodig zijn voor de rapportage aan gemeenten. Wij vinden het ook belangrijk om andere aspecten te laten zien. Zo kun je met de software registreren:  “Wat is mijn toegevoegde waarde als medewerker? Of als manager? Wat heb ik betekend voor mijn cliënt?”

We merken dat medewerkers in het sociaal domein software als een behoorlijke uitdaging zien. Het is noodzakelijk dat er daadwerkelijk geregistreerd wordt en dat wordt vaak niet als het leukste werk ervaren. Herkenbaar is de echte “hands-on” mentaliteit, dat men wil werken met de handen in plaats van achter een scherm zitten. Registratie wordt als lastig en tijdrovend ervaren door de systemen die klanten gewend zijn.

Wij hebben in ons werkverleden zelf de ervaring gehad dat je 15 keer ergens op moest klikken voordat je uiteindelijk was waar je wilde zijn. Maar de techniek ontwikkelt zich razendsnel en bij Hello’s zijn we er in geslaagd om een gebruiksvriendelijk systeem te ontwikkelen dat makkelijker, beter én leuker is! We willen verandering brengen omdat bij veel medewerkers die positieve ervaring ontbreekt waardoor een groot deel van onze klantengroep onterecht opziet tegen registratie.

Wat doen organisaties die niet over een professioneel systeem beschikken?

Deze organisaties werken vaak met zelfgemaakte systemen, in Word of in Excel, vaak met diverse losse bestanden. Aan het einde van de maand of het jaar wordt alles bij elkaar opgeteld, maar je begrijpt dat het dan enorm veel werk is om alles op een overzichtelijke manier te rapporteren. Je haalt informatie op bij elke medewerker. Die gegevens ga je bundelen, tellen, turven of afvinken. Een zeer tijdrovende klus.

Bij een professioneel systeem beschik je over techniek die eenvoudig te rubriceren is. Alles wordt automatisch en overzichtelijk bijgehouden op een dashboard. En je kunt snel schakelen. Bij acute  veranderingen zoals een oorlog, energiecrisis of als corona, momenten waarop een gemeente urgent nieuwe projecten uitrolt, kun jij daar als organisatie onmiddellijk de regie in pakken.

Maakt de techniek het werk in de zorg niet te afstandelijk?

Je kunt door de zaken die je registreert eigenlijk alles monitoren. Als we weer even teruggaan naar het voorbeeld, de verantwoording aan de subsidiegever, dan vinden wij het belangrijk om daar een aansprekende presentatie van te maken. Als je alleen de cijfers opsomt dan zegt dat niets over de emotionele verbondenheid van de mensen bij hun werk. Daarom leveren we in onze software standaard modules waarin onze klanten snel en overzichtelijk in beeld hebben wat de cijfers zijn. We beschikken over enorm veel grafieken en tabellen die dat visueel aansprekend maken. Maar net zo belangrijk is de registratie van verhalen, ervaringen en gebeurtenissen van medewerkers tijdens het werk. Daarom wordt storytelling in elke applicatie standaard aangezet. Elk team kan persoonlijke en belangrijke verhalen beschrijven en delen. Deze kunnen ter inspiratie nagelezen worden, maar ook gebruikt worden voor jaarverslagen. Het is overigens natuurlijk ook mogelijk om bij deze verhalen foto’s te uploaden.

Hoe zorg je er voor dat medewerkers prettig en accuraat werken met Hello’s?

Techniek kan nog zo innovatief zijn, we zijn 100% afhankelijk van de medewerker die de gegevens invoert. Als softwareleverancier hebben we een coachende en ondersteunende rol. Dat doen we proactief en we creëren korte lijnen. Maar daarnaast is een insider nodig, een key-user, en dat is toch vaak een onderbelichte rol. De medewerker die de interne key-user wordt, heeft daar echt tijd voor nodig. Uiteindelijk draagt deze persoon bij aan de inrichting van het systeem en begeleidt hij of zij de collega’s hierin. Een goede key-user zorgt voor het enthousiasme bij de medewerkers en is een ware ambassadeur. Medewerkers worden extra gemotiveerd om te registreren en dat is noodzakelijk want zonder gegevens heb je geen registratie. Zonder registratie geen output en zonder output geen verantwoording. Daarom pleiten wij er voor dat als je investeert in een softwarepakket, investeer dan ook in tijd voor een gemotiveerde en enthousiaste interne projectleider.

Ben je ook op zoek naar een makkelijker, beter en leuker registratiesysteem? Neem contact met ons op voor een bijzondere kennismakingsdemo. Zet je meteen een stap in de goede richting.