8 meest voorkomende verspillingen in het welzijnswerk

Vanuit de bekende verbetermethode ‘Lean’ zijn verspillingen activiteiten die in de ogen van de klant geen waarde toevoegen. Het is daarom nog belangrijker dat je weet wat je klant wil en verwacht! Wie is dan precies jouw klant binnen het welzijnswerk?

Vaak heb je meerdere “klanten”: de gemeente, de cliënt, vrijwilliger, collega’s en ga zo maar door. De kunst is om medewerkers en management bewust te maken dat er verspillingen zijn.

Want als je al jaren je werk goed doet, dan denk je dat het niet beter kan (wat juist het doel is van de Lean-methode: streven naar Perfectie).

De kunst is om medewerkers en management bewust te maken dat er verspillingen zijn.

Vervolgens is het de kunst om verspillingen te gaan zien en te herkennen. Een observerend rondje langs het werk op kantoor, werkoverleg of tijdens een ambulante ronde) maakt al snel duidelijk welke verspillingen (ook wel verliezen genoemd) er binnen de dagelijkse bedrijfsprocessen zijn.

Welke verspillingen zijn er dan?

Onderstaand benoem ik de 8 meest voorkomende verspillingen in het welzijnswerk:

Fouten: een fout maken is natuurlijk menselijk, maar moet namelijk worden hersteld. Dit vergt tijd en frustratie die je anders had kunnen besteden, aan bijvoorbeeld je (interne) klanten en stakeholders. Er wordt in elk geval op dat moment geen waarde toegevoegd. Het kan al in de kleine dingen zitten. Je hebt bijvoorbeeld net een definitief rooster opgesteld en toch moeten er weer wijzigingen worden gemaakt. Of je kunt je rapportages niet verwerken omdat er cruciale gegevens niet compleet zijn.

Wachten: dit is tijd die verloren gaat door te wachten. We wachten met zijn alle veel te veel. Dit is tijdverspilling. Je kent het wel, wachten op managementinformatie, wachten op mensen die te laat komen op vergaderingen, iemand die niet op komt dagen voor een intakegesprek of het niet kunnen vinden de juiste match voor een persoon.

Reizen en transporteren: het is goed om kritisch te kijken naar de afstanden die je aflegt. Hoe vaak komt het voor dat je hier niet efficiënt mee omgaat? Bijvoorbeeld omdat de afstanden tussen de activiteiten ver uit elkaar liggen. Denk aan de registratie van intakes of ambulante rondes die je mee naar huis neemt om nog even thuis in te invoeren. Of je overlegmomenten die in principe van korte duur zijn maar waarvan de locatie een eindje uit de buurt is. 

Voorraad: dit omvat een teveel of een te kort aan voorraad. Een duidelijk voorbeeld is dat er veel vraag is naar Maatjes, maar een tekort aan beschikbare vrijwilligers. Het briefpapier heeft een verouderd logo en je kunt daar eigenlijk je brief niet zomaar mee versturen. Voorraad gaat ook over de beschikbaarheid van diverse activiteiten maar waar gewoonweg geen weet van is.

Overbewerking: dit is een vorm van verspilling door onnodige handelingen. Veelal vastgelegd in procedures. Een veelvoorkomende overbewerking is bijvoorbeeld wanneer de afhandeling van een ingediende declaratie langs meerdere personen moet omdat zij allen moeten accorderen met een handtekening voordat deze kan worden gefactureerd.

Een andere veelvoorkomende overbewerking is dat er te veel of overbodige managementinformatie wordt verstrekt. Of dat er in systemen veel onnodige, irrelevante of dubbele informatie wordt geregistreerd terwijl je aan de basisgegevens ook genoeg hebt. Iemand heeft tijd aan besteed om dit te verwerken waar dit niet nodig had geweest.

Overproductie: we produceren te veel. Dit leidt tot te veel voorraad die je niet snel kwijt kan. Overproductie komt op meerdere vlakken voor. Zoals een vrijwilliger te veel matches geven. Cursussen geven waar geen vraag naar is, te veel registeren over personen of activiteiten wat voor het werk zelf eigenlijk helemaal niet nodig is. Of het veelvuldig verstrekken van rapportages boordevol overbodige informatie. De oplossing ligt voor handen. Is er geen vraag naar, waarom zouden we het dan nog maken?

"Om overproductie te voorkomen is er een heldere oplossing: niet meer maken dan de klant vraagt"

Beweging: teveel beweging binnen een proces leidt tot verspilling. Niet per se in energie van degene die de beweging uitvoert, maar in tijd. Wanneer alles op de juiste plek ligt wordt er simpelweg meer tijd bespaard en loopt het proces sneller door. Onnodig bewegen van mensen. Bijvoorbeeld: drie aantal gebouwwissels per dag of diverse wisselingen binnen diverse ruimtes binnen het gebouw zelf.

Talent: in eerste instantie zou je de verspilling van talent niet verwachten maar het is er één die op grote schaal voorkomt. Medewerkers bezitten bakken vol kennis en ervaring maar je ziet vaak dat deze onbenut blijven omdat ze deze gewoonweg niet kunnen of hoeven te gebruiken in het werk dat zij doen. Dit is niet alleen zonde van de kennis, maar kan ook leiden tot ontevreden en ongemotiveerde medewerkers.

Wat kunnen we hier uit concluderen? 

Soms is het wegnemen van alle verspillingen niet mogelijk. Zoals je ziet overlappen veel van de verspillingen elkaar. Wanneer je de één aanpakt heeft dat invloed hebben op een andere. Waar het uiteindelijk om draait is dat het werkproces zo soepel mogelijk verloopt en dat de klant en jij (jij bent ook een klant) tevreden is met het eindresultaat.

Hoe past Hello’s dit toe? Dit zijn de 8 meest voorkomende verspillingen in de bedrijfsprocessen binnen het Welzijnswerk. Je kunt ze individueel aanpakken maar ze zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Hello's maakt organisaties hiervan bewust en helpt deze aanpakken.

Practice what you preach!

Hello’s heeft haar processen zo goed mogelijk ingericht en op elkaar afgestemd. Mocht er iets een keer niet lopen zoals verwacht dan nemen we dat mee als verbetering. Dit doen we ook met onze klanten.

Hello’s heeft door jarenlange ervaringen binnen het sociaal domein en daardoor een neus gekregen voor verliezen binnen de diverse processen. Wij streven er naar dat onze klanten doelgerichte stappen maken in hun procesoptimalisaties.

Wij kijken al tijdens de implementatie mee met onze klanten en controleren direct hoe we zo veel mogelijk verspillingen uit de "oude" werkwijze kunnen elimineren. Klanten ervaren dan ook vaak dat ze met Hello’s Online makkelijker en leuker kunnen werken.

Daarnaast geeft Hello’s 'Lean' trainingen zodat wij onze klanten kunnen opleiden tot optimalisatie experts. Mocht je dit interessant lijken en hiervoor zelf gecertificeerd willen worden, neem dan zeker even contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.