Wist je dat werknemers uit Zorg en Welzijn 40% a 50% van hun werktijd besteden aan registratie, administratie en rapportage?* Als je ervan uitgaat dat zij gemiddeld 27 uur per week werken** en 302.000 mensen** werkzaam zijn in de sectoren waar Hello’s het meest actief is (vrijwilligers met administratieve werkzaamheden niet meegerekend) dan kom je op zo’n 4.077.000 uren die wekelijks besteed worden aan rapporteren, registreren en administratie. En dat terwijl wij van de meeste werknemers in de zorg- en welzijnssector horen dat ze hun tijd veel liever aan mensen besteden.

We registreren dus wat af! Denk aan cliëntrapportages, tevredenheid, intakes, voortgang, maken van matches en kwaliteitsregistratie, VOF registraties, registraties op collectieve activiteiten, ambulante rondes, opbouwwerk en genereren van outcome. Je kunt je voorstellen hoeveel tijd daarin gaat zitten. Bij Hello’s willen we dat zo makkelijk en leuk mogelijk voor jou maken. En met succes!

Hierbij onze 5 tips om kostbare tijd te besparen:

1. Bepaal wat er uit het registratiesysteem moet komen
Samen met jou bepalen we wat er uit het systeem moet komen. Qua outcome én wat er nodig is om te registreren. ‘Less is More’ is daarbij het uitgangspunt.

2. Denk aan de AVG toetsing
Wij zorgen met jou voor een AVG-proof registratiesysteem. Je kan in Hello’s zelf bepalen welke velden je wilt opnemen in de registratie. Weer een geval van minder is meer.

“Ongelofelijk hoeveel tijd we besparen” aldus een van de gebruikers van Hello’s.

3. Maak werkprocessen uniform
Met medewerkers hebben wij het over de inhoud van het werk en veelal zien we dat er veel onderlinge verschillen tussen medewerkers zijn in de wijze waarop zij registeren. Door van elkaar te leren ontstaat er een uniforme werkwijze. Zo heeft t Nienke Guffroy, Manager Regio Wijkracht, met haar teams afgesproken alleen nog gegevens vast te leggen die van waarde zijn voor een activiteit of een cliëntregistratie. Het voordeel daarvan is ook dat alle informatie nu op één plek staat. Registreren kan door iedereen, op ieder moment, op dezelfde plek. Daardoor wordt dubbel werk en onnodig zoekwerk naar gegevens voorkomen. Het zal je niet verbazen dat daar heel veel tijd mee wordt bespaard.

4. Vind direct managementinformatie op zelf in te richten dashboard
Uren, dagen of weken bezig zijn om je verantwoording? Als je werkt met Hello’s behoort dat snel tot het verleden. In mooie grafieken en tabellen krijg jij jouw managementinformatie direct op je scherm.

5. Vind snel wat je nodig hebt
Je meest gebruikte acties kun je direct uitvoeren dankzij handige snelkoppelingen op jouw dashboard. Allemaal in een mooie ‘look and view’ en je ziet alleen wat jij mag en wil zien, dus geen overbodige informatie. In Hello’s is het allemaal mogelijk en we zijn er trots op dat wij het meest gebruiksvriendelijke systeem hebben. Laat het systeem voor jou werken!

Nu je dit gelezen hebt ben je misschien ook geïnteresseerd in deze blog: https://hellos.nl/in-het-zonnetje-vrijwilligerscoordinator-bij-de-oproepcentrale/
Voor andere blogs, kijk gerust eens hier: https://hellos.nl/blog/

Bronnen: *Zorgvisie, financieel-management, ** CBS