In het voorjaar van 2018 koos Buddy Netwerk voor het registratiesysteem van Hello’s. Hoe is het ze sindsdien vergaan? We spraken directeur Monique de Bree over haar ervaringen, een half jaar na de implementatie van Hello’s Online.

Over Stichting Buddy Netwerk

Stichting Buddy Netwerk is een professionele vrijwilligersorganisatie die zich inzet voor de ondersteuning van volwassenen en kinderen met een chronische en/of levensbedreigende ziekte. Maar ook voor ouderen die zich eenzaam voelen of een zeer gering sociaal netwerk hebben en mensen met geheugenproblemen en hun mantelzorgers. Hun cliënten zijn ‘maatjes’ en de ondersteuning gebeurt door professioneel opgeleide vrijwilligers, de zogenaamde ‘buddy’s’. Tijd, aandacht en versterking staan centraal in de dienstverlening van Buddy Netwerk.

De eisen aan een nieuw systeem

Buddy netwerk zocht een registratiesysteem dat standaard al goed aansluit op hun type organisatie en heel gebruiksvriendelijk is. Een systeem dat eenvoudig werkt zodat het voor zowel de vaste medewerkers als de vrijwilligers goed te gebruiken is. Daarnaast was het van belang dat de coördinatoren heel snel inzicht krijgen in hun caseload en acties. Bovendien moeten managementrapportages eenvoudig uit het systeem te halen zijn, om de administratieve lasten te verminderen. Een ander vereiste was dat het systeem in de cloud, dus online, moet werken en moet voldoen aan de eisen die de wet AVG stelt. “Hello’s Online sluit heel goed aan op onze werkprocessen,”aldus Monique van Bree, Directeur Buddy Netwerk. “We hadden veel vertrouwen in Monica en Michel, de mensen achter Hello’s. Ze waren in het selectieproces (en ook daarna) makkelijk bereikbaar en kwamen hun afspraken na.”

Kostbare tijd mag niet verloren gaan

Medewerkers krijgen te maken met registratie en administratie van werkzaamheden en activiteiten. Hello’s vindt het belangrijk dat de tijd en aandacht van de coordinatoren zo veel mogelijk bij hun buddy’s en cliënten terechtkomt. De kostbare tijd van een medewerker mag niet verloren gaan aan onnodige zaken zoals het dubbel registreren of eindeloos zoeken naar gegevens. “Tijdens de start van het implementatietraject werd snel duidelijk dat ook de medewerkers van Buddy Netwerk het gebruikersgemak van Hello’s Online prettig vonden,” aldus Monique de Bree. “Het systeem levert een positieve bijdrage aan hun werkplezier en vermindert de hoeveel tijd die besteed wordt aan administratieve werkprocessen. Daardoor blijft er meer tijd over voor het échte contact met vrijwilligers en cliënten”. Precies wat Hello’s voor ogen had dus!

Hello’s in de praktijk

Op de vraag hoe het systeem in de praktijk werkt en hoe ze de overgang hebben ervaren zegt Monique: “De overgang naar Hello’s is soepel verlopen. Het is heel prettig dat ze ons werkveld kennen, dat schakelt makkelijk. Afspraak is afspraak en er is sprake van een open en eerlijke verstandhouding.” Niet alleen Monique maar ook de medewerkers keken uit naar het nieuwe registratiesysteem. “Dat hielp enorm!” aldus Monique. “De overgang naar een nieuw registratiesysteem is natuurlijk een flinke organisatieverandering en het heeft tijd nodig voor iedereen om te wennen aan een nieuwe werkwijze. Dat doen we met elkaar en met hulp van Hello’s. Het systeem biedt wat we hadden gehoopt en zelfs meer! Het wordt beter met iedere update. Monica en Michel zijn enorm gedreven om Hello’s te blijven ontwikkelen zodat het nog beter aansluit op onze wensen, nu en in de toekomst.”