Nieuw registratiesysteem selecteren ingewikkeld? Zo wordt de keuze een eitje!

Bestaat er binnen jouw zorg-, welzijns-, mantelzorg-, of vrijwilligersorganisatie een wens om in de toekomst met een nieuw of ander cliëntvolg- of registratiesysteem te werken? Of misschien heb jij de taak gekregen om de selectie van zo’n systeem op je te nemen. Dan helpt deze blog je op weg. Want waar begin je? En hoe zorg je dat je niets over het hoofd ziet?

Bij Hello’s maken we de dingen graag gemakkelijker, beter en leuker. Het selecteren van een nieuw of ander registratiesysteem lijkt misschien ingewikkeld. Maar als je het verdeeld in een aantal stappen valt het allemaal reuze mee. We maken het je graag gemakkelijk door de stappen één voor één te doorlopen én je een checklist te geven die je kunt uitprinten of opslaan zodat je deze altijd bij de hand hebt.

Stap 1 – Inventariseren: de wensen en eisen in kaart

Om de wensen en eisen van de organisatie te verzamelen kan het handig zijn om een projectgroep te starten. Het is aan te raden om medewerkers te laten deelnemen die een goede afspiegeling zijn van de totale groep die straks met het nieuwe systeem moet gaan werken. Zij hebben vaak waardevolle inzichten over hoe dingen anders of beter kunnen. Dat kun je verwerken in een wensen en eisen lijstje bij de keuze voor het systeem.

Veiligheid
Je wilt niet dat iedereen zomaar bij (gevoelige) gegevens kan. Daarom kun je je computer(programma’s) op verschillende manieren beveiligen. Bijvoorbeeld door een schermvergrendeling in te stellen of tweestapsverificatie te gebruiken om in te loggen. Bij een registratiesysteem kan dat uiteraard ook. Maar de beveiliging is daar nog een beetje ingewikkelder. Sinds 2018 moet je namelijk voldoen aan wet- en regelgeving voor informatiebeveiliging (AVG wetgeving). Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat je gegevens niet zomaar mag uitwisselen. Dan is het bijvoorbeeld belangrijk om te weten waar je systemen draaien en wie er allemaal toegang heeft.

Administratie
Binnen het sociaal domein wordt veel administratie bijgehouden. Het is belangrijk om daar eens kritisch naar te kijken als je nadenkt over een nieuw systeem. Welke dingen willen we niet meer of anders? Misschien zijn jullie wel veel tijd kwijt aan het overtypen van gegevens. Bijvoorbeeld vanaf papier op de computer, of om ze van het ene in het andere systeem te krijgen. Of is het een crime om bepaalde gegevens terug te vinden. Allemaal dingen die met een nieuw of ander systeem beter geregeld kunnen worden.

Agenda
Natuurlijk is het handig als de planning ergens centraal geregeld wordt, overzichtelijk is en de gewenste personen erbij kunnen. In de praktijk is er misschien nog helemaal geen gedeelde agenda en gebeurd alles nog handmatig. Denk eens na over wat voor jullie organisatie beter zou werken op het gebied van agenda en planning. Wat zou jullie leven gemakkelijker maken? Misschien wil je dat cliënten hun eigen afspraken kunnen plannen in jullie agenda of dat de vakantieplanning gemakkelijker te maken is.

Communicatie
Hoe wordt er op dit moment binnen de organisatie gecommuniceerd? Wat kan daar beter? Misschien e-mailen jullie veel documenten over en weer. En raak je door de wirwar aan uitwisseling wel eens het overzicht kwijt. Misschien zouden jullie het handig vinden om met elkaar te kunnen chatten. Of stel je eens voor dat cliënten zelf bij hun gegevens kunnen, zou dat jullie werk wellicht gemakkelijker maken? Allemaal belangrijke dingen om in kaart te brengen voor je eisen- en wensenlijstje

Website
Het eerste contactpunt met een nieuwe cliënt, partner of vrijwilliger loopt vaak via de website. Misschien is dat nu nog niet het geval en zou je dat wel gewenst zijn voor de organisatie. Of misschien is er nog geen website waarop dit zou kunnen. Met een registratiesysteem is het mogelijk om de opvolging te koppelen en/of te automatiseren. In dit geval is het goed om te weten dat Hello’s naast het registratiesysteem (Hello’s Online)  ook websites voor het sociale domein ontwikkelt, Hello’s Connect. Bijvoorbeeld kennisbanken, sociale kaarten of vacaturebanken. Met als doel dit proces makkelijker, sneller en beter te laten verlopen. Daarnaast is uitgebreide managementinformatie over de vacatures en matches makkelijk te vinden en te genereren.

Kosten
Voordat je in gesprek gaat met een of meerdere softwareleveranciers is het goed om te weten wat het beschikbare budget is en wat je verwacht van de toekomstige samenwerking. Gaat de voorkeur uit naar een kant-en-klaar systeem, dan is dat meestal de voordeligste optie. Indien maatwerk is vereist, dan zijn daar uiteraard meer kosten aan verbonden. Daarnaast zijn er nog kosten verbonden aan het inrichten van het systeem, eventuele aanpassingen en koppelingen met andere systemen of de website. Indien er binnen de organisatie iemand beschikbaar is om het projectmanagement op te nemen is dat natuurlijk fijn. Als dat niet het geval is kan de aanbieder vaak iemand beschikbaar stellen. Neem die kosten ook mee in je budget.

Als je alle wensen en eisen voor het systeem in kaart hebt gebracht kun je door naar de volgende stap. Het onderzoeken van de aanbieders van registratie- en cliëntvolgsystemen.

Stap 2 – Onderzoeken: alle aanbieders op een rij

De volgende stap is om een lijstje te maken van aanbieders. Een simpele Google zoekopdracht kan je daarbij een eind op weg helpen. Door te zoeken op ‘registratiesysteem’ of ‘cliëntvolgsysteem’ komen er al een aantal aanbieders bovendrijven. Om een eerste ruwe selectie te maken uit al deze aanbieders kun je een matrix maken waarbij je diverse items een score geeft. Om het wat gemakkelijker te maken hebben we een voorbeeld gemaakt van hoe zoiets eruit kan zien. Uiteraard kun je de aanbieders op verschillende items beoordelen. Welke items dat zijn kun je uiteraard zelf bepalen. In het voorbeeld is gekozen voor de volgende items:

Doelgroep
Welke doelgroep spreekt deze organisatie aan? Grote organisatie of MKB of beiden?

Gemak
Is het systeem online beschikbaar? Hoe gebruiksvriendelijk is het systeem?

Veiligheid 
Is informatie beschikbaar over de veiligheid van het systeem? Wat wordt gedaan om gevoelige informatie te beschermen? Voldoet het systeem aan de voorwaarden die de AVG stelt?

Voorwaarden
Is de organisatie transparant over voorwaarden zoals contractduur en algemene voorwaarden?

Functionaliteiten 
Welke functionaliteiten zijn beschikbaar? Past dit bij jullie wensen en eisen?

Bedrijfsprofiel 
Hoe groot is de organisatie? Welke specialiteiten heeft de organisatie in huis? Hoe lang bestaat de organisatie en welke andere producten bieden zij aan? Waar zijn ze gevestigd? Welke branchekennis is aanwezig? Wat is de rechtsvorm?

Prijs 
Wat kun je al vinden over vanaf prijzen van het systeem? Welke andere kosten worden genoemd? Kun je een inschatting maken van het totale kostenplaatje bij deze aanbieder?

Testimonials 
Wat zeggen klanten en gebruikers over deze aanbieder? Hoe transparant is de organisatie daarin?

Keurmerken 
Heeft de organisatie of het systeem keurmerken? Zo ja, welke?

Veel informatie kun je bijvoorbeeld via de websites van de aanbieders proberen te verzamelen. Uiteraard kun je ook eens met een aanbieder bellen om informatie in te winnen. Of in gesprek gaan met organisaties en gebruikers van een bepaald systeem om een beter beeld te krijgen van hun ervaringen ermee. 

Vervolgens kun je de matrix invullen. Dat kan op verschillende manieren. Je kunt een score van 0-5 meegeven, waarbij 0 zwak is en 5 uitmuntend. Of je kunt met plussen en minnen werken. Om een totale score te berekenen, werken getallen wellicht wat gemakkelijker. 

 Stap 3 – Selecteren: van longlist naar shortlist

Bij stap drie ga je alweer wat meer de diepte in. De 2-4 aanbieders die in de matrix de hoogste score hebben behaald kun je uitnodigen voor een kennismaking en demonstratie van hun systeem.

Het doel is om een beter beeld te krijgen van het systeem maar ook om een gevoel te krijgen bij welke aanbieder wel of geen goede match is. Om je door deze fase heen te helpen is het handig om de checklist goed na te lopen. Zo weet je zeker dat je geen dingen over het hoofd ziet. Het kan je ook vragen om de juiste vragen te stellen tijdens het eerste gesprek.

Uiteraard kun je daarbij ook nog eens terugkijken naar de vragen die eventueel nog niet helemaal helder zijn geworden tijdens het vooronderzoek (opstellen van de shortlist). In deze fase ga je bijvoorbeeld ook dieper in op de techniek. Hoe zit het met de hosting en het support en met welke restricties moet je rekening houden (bijv. maximaal aantal gebruikers of datagebruik). Na afloop van de kennismaking en/of demonstratie van het systeem zal de aanbieder een offerte opstellen.

Stap 4 – Kiezen: het totaalplaatje dat de doorslag geeft

Als alle offertes zijn ontvangen kan de definitieve keuze voor een aanbieder worden gemaakt. Grofweg kun je een aantal soorten offertes verwachten:

Vaste maandprijs
Hier gaat het meestal om een vast bedrag per maand, per gebruiker of per cliënt.

Eén vast bedrag
Je voldoet de totale investering in één keer of in een afgesproken aantal termijnen en dit bedrag kan niet worden overschreden.

Eén vast bedrag met eventueel een nacalculatie
Je voldoet de totale investering in één keer of in een afgesproken aantal termijnen en eventuele meerkosten worden achteraf in rekening gebracht.,

Uurtje factuurtje
Je betaalt de kosten per uur. In deze variant spreek je af dat je bijvoorbeeld 10 of 20 uur afneemt. Die kun je vervolgens overal voor gebruiken. Zijn ze op en heb je meer nodig? Dan koop je extra uren in.

Omdat elke aanbieder de offerte op een andere manier opstelt kan het lastig zijn om prijzen te vergelijken. Uiteraard is de prijs slechts één van de elementen die van belang zijn. In deze fase is het goed om je eisen- en wensen lijstje er ook nog eens bij te pakken. Als het helpt kun je weer een soortgelijke matrix maken zoals in de vorige fase. Zorg in ieder geval dat je zeker weet dat je alle informatie compleet hebt om een goede beslissing te maken.

Tot slot

Welke aanbieder het ook wordt, zorg dat je niet over één nacht ijs gaat. Maar tegelijkertijd hoeft het ook niet ingewikkelder gemaakt te worden dan het is. In welke fase van het selectieproces je organisatie zich ook bevindt, schroom niet om Hello’s om hulp te vragen. De bedenkers van Hello’s Online komen zelf uit de praktijk en hebben een groot hart voor het sociaal domein. Voor Hello’s is geen vraag te gek!

De belangrijkste stappen hebben we voor je op een rijtje gezet in een checklist zodat je niets over het hoofd ziet bij het selecteren van een nieuw registratiesysteem.  Klik HIER om checklist helemaal gratis te downloaden.

Wil je meer weten over Hello’s Online en of het geschikt is voor jouw organisatie? Vraag een demo aan of mail naar [email protected]!