Wij houden je op de hoogte van nieuws rond Hello's, maar geven je ook updates over nieuws uit onze branche. Lees hier over demo's, events, ons nieuws en inspirerende blogs.
Thijs is sinds 2 jaar business IT Consultant bij Lumens, daarbij adviseert hij het management op het gebied van ICT, stuurt hij de vaste ICT-beheerder aan en verzamelt hij vragen en feedback van de medewerkers die hij vervolgens weer terugkoppelt.
Lumens heeft circa 250 vaste krachten en een flexibele schil van circa 100-150 medewerkers op diverse locaties in de regio Eindhoven. Lumens biedt een breed scala aan diensten, zoals speeltuinen runnen, wijkcentra, jeugdwerk, algemeen maatschappelijk werk, schuldhulpverlening en sociaal raadslieden.
De keuze voor een nieuw systeem
Bij Lumens werd eerder met het systeem van Kwadraad gewerkt, maar dit systeem hield ermee op te bestaan. Daarmee hadden ze een jaar de tijd om naar een nieuw systeem te gaan kijken ter vervanging.
Er is gestart met de markt te verkennen samen met de manager bedrijfsvoering en is er gekeken naar zowel grote als kleine partijen. Het was belangrijk om een betrouwbare partner voor de lange termijn te vinden. Uit het selectieproces kwamen vijf organisaties naar voren. Criteria bij de selectie waren onder meer of het in het ICT-landschap van de organisatie zou passen, of er op lange termijn mee samengewerkt kon worden, of er belangrijke kennis in huis was waar er gebruik gemaakt van kon worden en of het prijstechnisch interessant was.
Daarna bleven er drie organisaties over die uitgenodigd zijn om een demo te geven. Vanuit de organisatie is er ingezet om van alle diensten die er geboden worden binnen de organisatie, iemand bij de demo aanwezig te laten zijn en hun mening te laten geven. Uit die beoordeling kwam Hello’s als beste naar voren. In een nieuw systeem was er behoefte aan veel flexibiliteit, dat was een voordeel aan Hello’s. Het systeem moest aansluiten op hoe er bij Lumens gewerkt wordt, in plaats van andersom.
Het werken met Hello’s
Er is tijdelijk een externe projectleider aangetrokken, die ook ervaring had met Hello’s in een andere organisatie, om de projectgroep te ondersteunen. Door de tijdsdruk was er een half jaar om Hello’s te implementeren.
Hoewel Thijs niet in de uitvoering met Hello’s werkt, ziet hij wel dat er verbetering zit in bijvoorbeeld het opzoeken van personen, dat de interface prettig is en het systeem flexibel is wat de medewerkers ook aangeven prettig te vinden.
Thijs zou Hello’s zeker aanbevelen aan andere organisaties omdat je het systeem helemaal naar je eigen organisatie kan vormen. Hij geeft aan dat het fijn is dat het systeem is aangepast aan de eigen processen i.p.v. dat je de eigen processen moet aanpassen aan het systeem.
