Van Excel naar een Professioneel registratiesysteem in het maatschappelijk domein

In het sociaal domein is een nauwkeurige registratie van cruciaal belang. Er wordt immers gezorgd voor het welzijn en geluk van onze medemens en wat is er relevanter dan dat? Veel organisaties werken nog met Excel en voor hen schrijven wij dit blog. Overweeg jij de overstap naar een professioneel systeem voor registratie? We bespreken de verschillende fasen waar je doorheen gaat tijdens deze overgang en de voordelen die ons innovatieve registratiesysteem biedt voor sneller, makkelijker en beter registreren.

Fase 1: Erkennen van de beperkingen van Excellijsten:

Het gebruik van Excellijsten kan aanvankelijk handig lijken voor registratiedoeleinden maar het systeem is niet ontworpen voor specifieke registratiebehoeften, waardoor het moeilijk is om gegevens te filteren, analyseren en rapporteren. Het ontbreken van gestandaardiseerde sjablonen kan leiden tot onregelmatigheden en vertragingen bij het handmatig invoeren en bijwerken van gegevens.

Fase 2: Identificeren van registratiebehoeften:

Voordat je de overstap maakt naar een registratiesysteem, is het essentieel om je registratiebehoeften te identificeren. Welke gegevens moeten er worden vastgelegd? Welke rapporten en analyses zijn relevant? We beginnen in feite achteraan: door duidelijke doelstellingen te formuleren, kun je de functionaliteiten van een systeem beter afstemmen op je behoeften.

Fase 3: Selectie van een geschikt registratiesysteem:

Het kiezen van het juiste systeem is een cruciale stap. Zoek naar een systeem dat specifiek is ontworpen voor het sociaal domein en aanpasbaar aan al je behoeften! Functionaliteiten zoals aanpasbare formulieren, automatische gegevensinvoer en rapportagetools moeten aanwezig zijn. Zorg ervoor dat het systeem eenvoudig te gebruiken is en dat training en ondersteuning beschikbaar zijn tijdens de implementatiefase. Je begrijpt dat wij in dit geval volmondig stellen: “Wij van Hello’s adviseren Hello’s!”

Fase 4: Implementatie en gegevensoverdracht:

Bij de implementatie van het systeem is het belangrijk om gegevens uit de Excellijsten over te dragen naar het nieuwe systeem. Vaak wordt gedacht dat dit het meeste werk is tijdens een transitie maar dit kan geautomatiseerd worden gedaan.

Fase 5: Training en acceptatie:

Het succes van de overgang naar een systeem hangt af van de training en acceptatie door de gebruikers. Regel uitgebreide trainingssessies en ondersteuning om het team vertrouwd te maken met het nieuwe systeem. Zorg voor een teamlid dat structureel uren vrij kan maken als key-user. De rol van deze key-user is naast praktische ondersteuning, vooral het enthousiasmeren en motiveren van het team.

We merken bij Hello’s dat, voorafgaand aan de overstap van Excellijsten naar een professioneel CRM-systeem, er een aantal vooroordelen spelen: het is te ingewikkeld, het kost meer tijd om te registreren, het is enorm veel werk om over te stappen, het registreren wordt saai. Maar deze ideeën komen uit de mond van degenen die die Hello’s nog niet kennen.

Hello’s is een registratiesysteem specifiek voor organisaties in het sociaal en publieke Domein. Onze missie is registratie en rapportage makkelijker, beter én leuker maken! Dat doen wij met veel toewijding, omdat onze klanten een grote bijdrage leveren aan het geluk en welzijn van duizenden mensen in Nederland.

Benieuwd wat een makkelijk en leuk registratiesysteem voor jouw organisatie kan doen? Neem contact met ons op voor een bijzondere kennismakingsdemo.

#sociaaldomein #overstapvanexcel #registratiesysteem