Nieuwe functionaliteit:

Wij hebben binnen de e-mail functionaliteit een aantal nieuwe mogelijkheden toegevoegd:

Verzenden via eigen mailserver

De e-mail functionaliteit in Hello’s is uitgebreid met de mogelijkheid e-mails te versturen via de eigen e-mailserver wanneer dat door de organisatie gewenst is. Hierdoor kan je in je e-mailserver regels maken zodat verstuurde e-mails in een verzonden-items groep komen of automatisch een disclaimer onder de mail zetten.

Het versturen via de eigen e-mailserver is mogelijk als de e-mailserver SMTP met authenticatie ondersteund. Voor meer informatie of het instellen van deze optie, neem contact op met ons support-team.

In bulk een e-maildomein aan gebruikers toekennen

Het is nu mogelijk om in één keer een e-mail domein aan meerdere gebruikers te kunnen toekennen. Dit kan een hoop tijd schelen als je een nieuw domein hebt laten toevoegen en deze aan alle of een grotere groep medewerkers wilt toekennen.

Om dit te doen ga je naar de instellingen van Hello’s en klikt op d tegel Email instellingen. Daar kies je voor E-maildomeinen toewijzen.

Je krijgt per extra e-maildomein een tegel. Om gebruikers aan een van de extra e-mail domeinen te koppelen klik je op de tegel van het juiste e-maildomein:

 

Je krijg nu een overzicht met al je medewerkers en je kan de medewerkers aanvinken die gebruik mogen maken van dit extra e-maildomein.

 

Update:

Wij hebben een update gedaan op het veld ‘fase’ als je deze meeneemt in de export. Eerst was het zo dat je dan alle fases kreeg zoals hieronder:

 

Nu kan je zelf instellen bij de export of je alle fases wil tonen of alleen de huidige. Ga daarvoor naar de module die je wil exporteren en klik op export. Als je het veld fase in je export sleept, moet je nog een keer klikken op het veld. Aan de rechterkant van je scherm heb je dan de optie om te kiezen om alleen de huidige fase te exporteren, je export ziet er dan als volgt uit.

 

Update:

Het is nu mogelijk om naar meerdere emailvelden tegelijk te mailen. Als je bijvoorbeeld meerdere emailvelden in je personen module hebt, kan je nu selecteren naar welk email veld je wil mailen.

Ga naar de module waar vanuit je wil mailen of klik op emailen vanuit je quick-menu. Je ziet nu de nieuwe optie ‘E-mailveld(en) selecteren’.

 

Als je hier op klikt dan zie je alle beschikbare emailvelden en kan je zelf kiezen naar welke je wil mailen.

 

Update:

Het is nu mogelijk om bij metric dashboards te specificeren of er doorgeklikt mag worden op de metric. Op dit moment is het zo dat je op bijvoorbeeld een getal of staafgrafiek kan klikken om informatie over de personen en/of trajecten te zien die vallen onder die metric. Echter, kan het soms zo zijn dat je die mogelijkheid niet wil hebben voor bijvoorbeeld een management dashboard die je aan de gemeente wil laten zien. In verband met de AVG wil je dan niet de mogelijkheid geven om persoonsgegevens te zien.

Bij het aanmaken of het bewerken van een metric dashboard zie je nu deze optie er bij staan:

 

Als deze instelling op ‘nee’ staat dan is het niet mogelijk om te klikken op getallen of grafieken om de persoonsgegevens te bekijken.

Wij hebben een nieuwe functionaliteit ontwikkeld, waarbij je een automatisch gegenereerd ID nummer kan toevoegen aan losstaande modules. Dit kan gebruikt worden om in losstaande modules (zoals matches, activiteiten, korte contacten etc.) een uniek identificatienummer te genereren waarnaar verwezen of op gefilterd kan worden.

Om dit te kunnen gebruiken ga je eerst naar de achterkant van de desbetreffende module waarin je dit automatisch gegenereerde ID wilt gebruiken. Vervolgens kies je voor veldtype ‘Getal’ en geef je het veld een naam. Zorg dat je het vinkje ‘Automatisch optellen’ aanzet.

 

Vervolgens kan je dit veld in automations en overzichten gebruiken.

Mocht je met terugwerkende kracht automatisch gegenereerde ID nummers willen toevoegen aan de al bestaande entries in de module, dan kan dat ook. Ga hiervoor via de achterkant naar ‘Tools’.

 

Kies vervolgens voor het blok ‘Automatisch optellen’. Hier kan je selecteren voor welke module je de ID’s wilt genereren en welk automatisch optellend veld ingevuld moet worden.

 

Update:

Wij hebben een aantal updates gehad met betrekking tot de uitbreiding van de automations.

Update 1: Wanneer je een automation wilt instellen waarbij het systeem een bepaalde datum checkt, kun je nu ook kiezen voor ‘datum is exact zoveel jaar in het verleden’. Zo kun je bijvoorbeeld een melding krijgen zodra een persoon 18 jaar wordt. Op die manier hoef je niet meer de maanden uit te rekenen, maar kun je direct aangeven na hoeveel jaar de automation moet runnen.

 

Update 2: Je kunt nu checken via automations of een bestand wel of niet is toegevoegd aan een module. Zo kun je bijvoorbeeld een melding krijgen als een vrijwilliger al drie maanden in dienst is maar er is nog steeds geen VOG geuploaded.

 

Update 3: Het is nu mogelijk om een actie via automations alleen naar een team te versturen, in plaats van een verantwoordelijke. Zodra je dus een actie aanmaakt, is het niet meer verplicht om ‘Stuur naar type’ in te vullen. Je kunt er ook voor kiezen om de actie naar een heel team te sturen, en niet naar een specifieke medewerker. Zo kan één van de medewerkers uit het team de actie oppakken, waarna hij verdwijnt bij de andere teamleden.

 

Update:

Op tijdschrijven hebben wij een update gehad waarbij je nu per label van de groep kunt aangeven welke collega’s erop mogen schrijven. Voor heen kon je per groep aangeven of een medewerker erop mag schrijven.

 

Als je echter op het vinkje klikt van de groep, dan krijg je nu de optie om per label aan te geven of iemand erop mag schrijven of niet. Zo kun je het aantal groepen beperken, en toch onderscheid maken wie op welke labels mag schrijven.

Nieuwe functionaliteit

In Hello’s hebben we een nieuwe functionaliteit: de agenda. Het icoontje van de agenda heb je mogelijk al rechts bovenin je scherm zien staan.

 

Met de agenda kun je een hoop dingen doen. Allereerst kun je persoonlijke items toevoegen. Dit kunnen acties zijn die je moet onthouden, maar ook bijvoorbeeld vakanties of afwezigheid.

 

Nieuwe functionaliteit:

Wij hebben een update gedaan voor de admins. Je hebt nu aan de achterkant een zoekbalk waarmee je snel bij het juiste instellingenblok uitkomt.

 

Daarnaast kunnen blokken nu ook onzichtbaar gemaakt worden. Dit doe je via het tandwieltje naast instellingen. Blokken die je nooit gebruikt kun je dus verbergen, zodat het overzichtelijk blijft.

Klik eerst op het tandwieltje. Daarna kun je de vinkjes per blok aan- of uitzetten.

 

 

Update:

Wij hebben een update gedaan in de medewerkersmodule, waarbij je nu bij het uitnodigen van een nieuwe medewerker gelijk het type medewerker kan kiezen.

Dit is een vast veld geworden. Je kunt dit vaste veld toevoegen aan het overzicht, zodat dit zichtbaar wordt. Ook kun je dit veld voortaan in het creatieformulier gebruiken. Als je deze niet in het bewerkformulier zet, kunnen de medewerkers dit zelf niet aanpassen (dit was bij sommige klanten een probleem).

 

Update:

Als laatste hebben wij nog een aantal updates op metrics gehad.

Het is nu mogelijk om aan de hoogste waarde een specifieke kleur te geven. Zo herken je makkelijk de hoogste waarde in een grafiek.

 

 

Je kunt nu ook een kleur per segment toekennen. Als je dus gebruikt maakt van de ‘emmertjes’ binnen de metrics, dan kun je nu per emmertje/segment een kleur toekennen.

 

 

Verder kun je nu makkelijk een top 5 of top 10 maken bij een grafiek. Dit doe je door bij het selecteren van de data vervolgens aan te geven hoeveel items je wilt tonen. Daarna geef je nog aan of de sortering van hoog naar laag of van laag naar hoog moet.

 

Als laatste hebben wij de mogelijkheid gebouwd om meerdere getalvelden in één splitsing te gebruiken. Bij het splitsen kies je voor splitsen op velden of veldwaardes. In dit geval kies je voor velden. Je kunt dan meerdere getalvelden gebruiken in één metrics blok.

Update:

Wij hebben een update gebouwd waarbij je nu en/of kunt gebruiken op condities in de formulieren. Dit betekent dat je een veld kunt tonen als er aan één van de verschillende voorwaarden wordt voldaan, maar ook als er aan meerdere randvoorwaarden voldaan moet worden.

 

Nieuwe functionaliteit:

Wij hebben een nieuwe functionaliteit gemaakt waarbij het mogelijk is om binnen module groepen één laag aan sub-groepen aan te maken. Dit kan bijvoorbeeld gebruikt worden als je activiteiten in verschillende gemeenten geeft. Zo kun je van elke gemeente een subgroep maken waarbinnen je de juiste activiteiten plaatst.

Bij het toevoegen van een module groep heb je nu de mogelijkheid om een sub-groep aan te maken die valt onder een bestaande modulegroep.

 

 

Vervolgens zie je in je hoofdmodule groep de sub-groepen terug die je hebt aangemaakt. Binnen die sub-groepen zie je de items die je hebt toegevoegd.

 

 

Update:

Bij het uitdraaien van een dossier  van een casus, is het nu mogelijk om een organisatielogo toe te voegen. Het dossier kun je onderaan het traject uitdraaien.

 

 

Echter kun je nu ook een logo instellen die mee wordt genomen als het dossier wordt uitgedraaid. Het logo voeg je toe aan de achterkant onder het blok ‘Organisatie’ en vervolgens het tabje ‘Dossier’.

 

 

Update:

Met onze recente update van het roze menu kun je nu instellen voor welke rollen bepaalde items zichtbaar moeten zijn. Als je via de achterkant naar het blok ‘Roze menu’ gaat, zie je alle items die momenteel in jouw roze menu staan.

 

 

Bij het toevoegen of bewerken van een item, krijg je een scherm te zien waarbij je kan aangeven of het item zichtbaar is voor iedereen, voor alleen admins of voor bepaalde rollen. Op die manier zien medewerkers niet meer onnodig items die niet van toepassing zijn, en blijft het menu zo beperkt mogelijk voor iedereen.

 

 

Update:

Voor de klanten die gebruik maken van het e-mailen vanuit Hello’s, en waarbij dus DNS is ingesteld, is er een update geweest in de automations. Je kunt nu ook in de automatische e-mails die verzonden worden door automations aangeven van welke afzender het bericht moet komen.

 

 

Metric Updates:

Update 1: Doelstellingen

Wij hebben een aantal updates gehad op de metrics. Het is nu mogelijk om aan getalblokken een doelstelling toe te voegen. Zo kun je bijvoorbeeld de doelstelling hebben om 100 aanmeldingen in een jaar te hebben. Eventuele tussendoelen kunnen ook gesteld worden.

De doelstelling stel je in door het gewenste getalblok op het dashboard te plaatsen. Vervolgens kan je een einddoel en eventuele tussendoelen instellen die je kunt visualiseren met een kleur.

 

 

Vervolgens krijg je aan de voorkant je doelstelling te zien op de volgende manier:

 

 

Update 2: Percentages bij staafgrafieken en taartdiagrammen

Een andere update heeft ervoor gezorgd dat je nu percentages kan instellen bij staafgrafieken en taartdiagrammen. In het metric blok kun je bij de weergave aangeven of je percentages wilt laten zien. De absolute getallen zullen ook altijd zichtbaar zijn.

 

 

Je dashboard blok komt er vervolgens op deze manier uit te zien:

 

 

Update 3: Sorteringen instellen

Het is nu mogelijk om een sortering van hoog naar laag of andersom in te stellen. Deze functionaliteit is beschikbaar bij staafgrafieken en taartdiagrammen. Hiermee kun je bijvoorbeeld makkelijk een top 5 uit je dashboardblok halen.

Dit stel je in door in het metrics blok bij het kopje ‘Data’ een sortering in te stellen.

 

 

Vervolgens krijg je aan de voorkant een dashboard blok waarbij de resultaten zijn gesorteerd.

 

 

Update 4: Een extra veld toevoegen bij resultaatlijst

Bij de optie ‘Resultaatlijst’ in de metrics, is het nu mogelijk om een extra veld toe te voegen. Voorheen kon je alleen sorteren op één veld. Nu kan je ook een extra veld toevoegen, waardoor je resultaatlijst extra info kan bevatten.

 

 

Nieuwe functionaliteit:

Omdat wij regelmatig tegenkomen dat klanten een lijst waarbij je één keuze mag maken willen omzetten naar een meerkeuze lijst, hebben wij hier een tool voor gebouwd. Het omzetten van een koppeling één naar een koppeling meerdere doe je als volgt:

In onderstaand voorbeeld wil ik de lijst ‘Rapportage labels’ die een één koppeling was omzetten naar een meerdere koppeling. Hiervoor maak ik eerst een nieuw veld aan, namelijk een meerdere koppeling met de lijst  ‘Rapportage labels’.

LET OP! Vergeet niet het nieuwe veld ook in het creatie- en bewerkformulier te zetten.

 

 

Vervolgens, als je het gewenste veld hebt aangemaakt, ga je naar de achterkant naar het blok ‘Tools’. Hier vind je het blok ‘Data overzetten’.

 

 

Als laatste selecteer je de module waar de velden staan die je wilt overzetten, je selecteert het enkele relatie veld die je wilt overzetten en het meerdere relatie veld waar de data naar toe overgezet  moet worden. Alle reeds ingevulde data wordt vervolgens overgezet naar het nieuwe veld.

LET OP! Je kunt alleen van een één koppeling een meerdere koppeling maken. Dit kan niet andersom.

 

Update:

Wij hebben een update gehad van de metrics, waarbij het nu mogelijk is om op grafieken door te klikken. Je kunt nu op bijvoorbeeld een taartdiagram of een staafgrafiek doorklikken, waarbij je de trajecten ziet waar het om gaat.

Na het klikken op een getal in de grafiek, krijg je dus nu de mogelijkheid om door te klikken naar de bijbehorende profielen.

 

Update:

In de filters zijn twee updates geweest. Het is nu mogelijk om bij tekstvelden te filteren op het feit dat een veld niet ingevuld is. Dit vinkje kun je zetten bij elk filter dat gekoppeld is aan een tekstveld.

Ook kan je nu filteren op of bestanden wel of niet zijn toegevoegd. Zo kun jij bijvoorbeeld alle vrijwilligers waarvan de VOG nog  niet is toegevoegd eruit filteren.

 

Update:

Het roze menu hebben wij instelbaar gemaakt per rol. Voorheen kon je aangeven of een item in het roze menu voor iedereen was, of alleen voor admins. Nu is dit per rol instelbaar.

Je kunt deze instellingen doen aan de achterkant via het blok ‘Roze menu’. Hier kan je per item aangeven voor wie deze zichtbaar moet zijn.

 

Update:

Het is nu mogelijk om de uitnodigingsmail die verstuurd wordt vanuit het klantportaal te customizen. Zo kan je een zelf opgesteld bericht versturen bij het uitnodigen van een cliënt voor het klantportaal. Dit doe je onder het blok ‘Instellingen’ onder het item ‘Klantomgeving’ aan de achterkant.

 

Update:

De duplicatencheck bij het toevoegen van een nieuw persoon werkt nu ook op gearchiveerde personen. Voorheen deed het systeem alleen een check of er een actief persoon bestond met dezelfde naam, maar nu wordt in deze check dus ook het archief meegenomen.

 

Update:

Op de profielblokken die je in kunt stellen per categorie hebben wij een update gehad. Het is nu mogelijk om condities op de profielblokken te zetten. Condities konden al gebruikt worden in de formulieren, maar nu dus ook op profielblokken.

Je kunt met condities de kleur van een blok bepalen. Bijvoorbeeld: een case-alert blok is rood als het veld case-alert ja is, en groen als het veld case-alert nee is.

Daarnaast kun je ook de zichtbaarheid van de blokken bepalen met condities. Je kunt dus bijvoorbeeld zeggen: het blok case-alert moet alleen getoond worden als het veld ‘case-alert’ ja is.

 

Nieuwe functionaliteit:

Wij hebben de optie gebouwd tot SSO via Google. Mocht je als organisatie gebruik maken van Google, dan is het nu ook mogelijk om SSO in te stellen.

 

Update:

Wij hebben een update gehad op de rollen en rechten, waarbij het mogelijk is om bepaalde rollen het recht te geven om metics blokken te bouwen en dashboards in te richten. In de resultaten van het blok, ziet de medewerker alleen de resultaten van de trajecten waar hij/zij toegang tot heeft.

 

Update:

We hebben het vervallen verlof overzicht binnen tijdschrijven gebruiksvriendelijker gemaakt. Zo zie je bijvoorbeeld hoeveel uren er exact vervallen op je persoonlijke verlof overzicht.

Ook aan de achterkant onder het blok ‘verlopend verlof overzicht’ hebben wij het overzicht iets aangepast waardoor het makkelijker leesbaar en gebruiksvriendelijker is geworden.

Nieuwe functionaliteit:

In Hello’s kan je nu spraak gestuurd registreren. Hiermee kan je bijvoorbeeld rapportages in spreken en wordt je spraak door Hello’s omgezet naar geschreven tekst.

Deze functionaliteit is beschikbaar bij lange tekstvelden en te herkennen aan het microfoon icoontje. Dit werkt op alle devices: smartphones, tablets en laptops/PC’s.

Als je hierop klikt en begint te spreken, zal het systeem automatisch je rapportage voor je uitschrijven. Dit kan in elke module gebruikt worden, maar werkt alleen bij lange tekstvelden.

LET OP! Wij raden je aan om de browser Microsoft Edge te gebruiken. In deze browser werkt de speech to text functionaliteit optimaal!

 

Nieuwe functionaliteit:

Het is nu mogelijk om in het medewerkers overzicht te zien hoeveel actieve casussen een medewerker op dat moment heeft lopen. Zo houd je makkelijk overzicht over de workload van je werknemers.

Onder de medewerkers module kan je in het overzicht het aantal casussen veld in de tabel slepen.

In het algemene medewerkers overzicht kan je vervolgens zien hoe veel actieve casussen iemand heeft.

 

Update:

We hebben een update gedaan aan de metrics. Het standaard datumfilter is nu optioneel waardoor je met de filters op alle trajecten kan filteren. In de filters kan je aangeven dat je bij trajectverloop het datumfilter van het dashboard wilt gebruiken. Hiermee kan je nu bijvoorbeeld alle actieve trajecten opvragen inclusief de doorlopers.

 

Update:

We hebben een update gehad in de metrics waardoor het nu mogelijk is om hele dashboards te dupliceren. Voorheen was het alleen mogelijk om metric blokken te dupliceren, nu kun je hele dashboards dupliceren.

Dit doe je door in een specifiek dashboard te klikken en de ‘dupliceren’ knop te gebruiken.

 

Update:

Bij het accorderen van uren is er een mogelijkheid bijgekomen om alle uren in één keer te accorderen. Dit gaat per week.

Dit doe je door de knop ‘Accordeer alle ingediend’ te gebruiken.

 

Update:

Op het klantportaal is het nu mogelijk om knoppen toe te voegen die doorlinken naar een andere webpagina. Zo kun je cliënten bijvoorbeeld doorverwijzen naar een FAQ pagina, de Algemene Voorwaarden of jullie eigen website.

De knoppen kun je toevoegen aan de achterkant van Hello’s via de klantomgeving instellingen.

Update:

In de doorlooptijden tabel die je terugziet op de metric dashboards, kun je nu instellen welke fases je wilt terugzien.

Na het kiezen van ‘doorlooptijd’ onder de weergave, krijg je een veld waarbij je kan aanklikken welke fases meegenomen moeten worden in het overzicht. Fases die irrelevant zijn voor de doorlooptijden kun je er zo dus makkelijk uitfilteren.

Nieuwe functionaliteit:

Wij hebben een nieuwe functionaliteit gebouwd waarbij het mogelijk is om metric blokken op het profiel van een traject te tonen. Hiermee kun je bijvoorbeeld op individueel niveau de voortgang zien van een traject.

Je stelt dit in door bij de desbetreffende categorie aan de achterkant onder het tabje ‘profiel’ te kiezen voor het blok ‘Metric’. Vervolgens heb je de keuze uit alle metric blokken die ook op de dashboards zichtbaar zijn.

 

Nieuwe functionaliteit:

Het is nu mogelijk om 2 Factor Authenticatie via de e-mail te doen, in plaats van via een Authenticator App.

Zodra je voor het eerst inlogt, krijg je de keuze om 2FA te doen via de app, of via e-mail.

LET OP! Deze keuze maak je 1x zodra je voor het eerst inlogt. Dit blijft ook je toekomstige manier van 2FA (mits deze gereset wordt door een admin).

Zodra je kiest voor e-mail, klik je op de button ‘stuur een code naar mijn e-mailadres’. Vervolgens krijg je in je e-mail een code die je invult in het scherm.

 

Update: 

Wij hebben een update gehad in de metrics, waarbij je waarden nu kunt onderverdelen in segmenten. Dit kan je rapportages overzichtelijker en compacter maken.

Segmenten kunnen gebruikt worden bij een staaf- of lijngrafiek. Zodra je splitst op bijvoorbeeld de leeftijd van een persoon, kun je deze bijvoorbeeld groeperen in leeftijdscategorieën. Dit doe je door het vinkje ‘Segmenten definiëren’ aan te klikken, en segmenten toe te voegen.

Vervolgens komt je metric er dus als volgt uit te zien:

 

Update:

Met deze update is het mogelijk om personen die geen trajecten meer hebben, automatisch te archiveren.  In de personenmodule is een standaard veld toegevoegd, genaamd ‘actieve trajecten’.

Dit veld kan zowel gebruikt worden in de formulieren, op het profiel maar ook in de automations. Je kunt dus een automation bouwen die ervoor zorgt dat personen zonder actieve trajecten automatisch worden gearchiveerd. Zie hieronder een voorbeeld van deze automation.

 

Update:

Het is nu mogelijk automations te runnen op het archief. Je kunt hiermee dus items die bijvoorbeeld een jaar gearchiveerd zijn, automatisch laten anonimiseren. Een voorbeeld van hoe je deze automation instelt zie je hieronder.

LET OP! Je kunt zelf aangeven welke velden worden geanonimiseerd. Dit doe je onder het kopje ‘velden’ bij de personen en trajecten module. Eventueel  ook bij submodules.

 

Nieuwe functionaliteit:

Het is nu mogelijk om een medewerkersprofiel aan te maken. Op dit profiel kan een medewerker

zien welke gegevens er van hem/haar zijn geregistreerd. Je komt hier door op het poppetje rechtsboven in de balk te klikken, en vervolgens te klikken op ‘Naar profiel’.

Vervolgens kom je op het profiel uit, waarbij je eventueel ook een foto kan toevoegen van de medewerker. Wat je terugziet op het profiel, kun je instellen aan de achterkant onder de module ‘Medewerkers’. Hier kan je het profiel inrichting, net zoals je gewend bent om bij de categorieën te doen.

Ook is er nu de mogelijkheid om submodules aan te maken onder een medewerkersmodule. Zo kan je er bijvoorbeeld voor kiezen om een afwezigheidsmodule te bouwen, waar je de medewerker via zijn/haar rol toegang tot geeft. Zodra je een submodule aanmaakt van de medewerkersmodule, zie je dit onder de rollen terug onder ‘Medewerker models’. Hier kan je rechten toekennen.

Een medewerker krijgt de optie om de afwezigheid in te vullen vervolgens in het blauwe menu, en kan zo zelf zijn/haar vakanties doorgeven.

LET OP! Je moet na het bouwen van een medewerker submodule deze nog wel in het menu zetten.

 

Update:

Met deze nieuwe update kun je de labels van de velden op het profiel wijzigen. Op het profiel, wordt standaard de naam van het veld getoond. Met deze update kun je deze labels dus wijzigen. Je kunt dus bijvoorbeeld onder een categorie zeggen: ik wil het veld ‘type vrijwilliger’ hernoemen naar ‘soort vrijwilliger’.

Dit doe je door op het bewerk icoontje te klikken en de naam te wijzigen.

 

Update:

De optie om een dashboard te dupliceren is toegevoegd. Hierdoor kan je een vliegende start maken met een nieuwe dashboard doordat je al een gemaakt dashboard kan gebruiken als template voor een nieuwe dashboard. Een dashboard dupliceer je door het bestaande dashboard te openen en onderaan op de Dupliceer knop te klikken.

 

Update:

In de verloop van tijd kunnen er steeds meer modules (activiteiten/ logboeken) bij komen. Maar het kan natuurlijk ook voorkomen dat een activiteit stopt en je deze niet meer zichtbaar wilt hebben in het overzicht van modules maar de data wel in het systeem moet blijven staan voor de verantwoording. Verwijderen van de module is dus geen optie, daarom hebben we de mogelijkheid toegevoegd om modules te archiveren. Bij de gegevens van de module is nu de optie toegevoegd Verberg in overzicht.

Na het opslaan is de module gearchiveerd. Om de gearchiveerde modules te zien klik je bovenaan op Toon verborgen modules.

Let op: Met het archiveren van een module verberg je deze alleen in het overzicht van Modules. Je moet zelf de module nog wel uit een module groep halen of de rol aanpassen  zodat medewerkers de module ook niet meer zien.

 

Update:

Bij het “printen” van een dossier (download PDF) is er nu ook de mogelijkheid om deze direct te mailen zodat je deze niet eerst hoeft op te slaan op je PC en dan te verzenden. Hiervoor klik je op Dossier mailen in het Download PDF scherm:

 

Update:

Het is nu mogelijk om te mailen naar personen die genoemd zijn in bijvoorbeeld een activiteit. Als voorbeeld: je registreert tijdens een activiteit de personen die aanwezig zijn (aanwezigheidslijstje). Dit veld is nu te gebruiken om deze personen te mailen.

 

Beveiligingsupdate:

Wij hebben onze diensten toegevoegd aan het netwerk van Cloudflare. Cloudflare is een service dat beveiliging biedt voor websites en webapplicaties (zoals Hello’s Next Gen) tegen aanvallen (DDos) van buitenaf. Tevens versnelt Cloudflare de webapplicatie door statische inhoud (zoals afbeeldingen) op te slaan en direct naar de bezoeker te sturen waardoor deze niet steeds van de server(s) van de webapplicatie opgehaald te moeten worden wat daardoor minder tijd kost en de applicatie ontlast (en dus versnelt).

Nieuwe functionaliteit:

De functionaliteit ‘enquêtes versturen vanuit Hello’s’ is live gegaan! Je kunt nu onder elke submodule of losstaande module een enquête aanmaken.

Met de knop ‘Nieuwe enquête’ kun je een enquête aanmaken. Tijdens het aanmaken van de enquête kun je kiezen uit de velden die in de desbetreffende module beschikbaar zijn. Na het opslaan kom je op het overzicht uit met alle enquêtes die voor deze module beschikbaar zijn.

Als je klaar bent met het opstellen van de enquête, ga je naar het blok ‘enquêtes’ aan de achterkant van het systeem.

Vervolgens zie je het overzicht met een verzameling van alle enquêteformulieren die je hebt aangemaakt in de verschillende modules.

Klik dan op de knop ‘Bekijk’ van de enquête waarvoor je een link wil aanmaken. Rechts bovenin maak je een nieuwe link aan.

LET OP! Mocht de enquête horen bij een submodule van trajecten, dan link je het juiste traject en schrijft Hello’s de resultaten weg onder het juiste traject. Indien de enquête hoort bij een losstaande module, dan zijn de resultaten anoniem.

Na het opslaan van de link, kun je in het volgende overzicht de QR-code bekijken en doorsturen, de link dupliceren en de link verwijderen.

Er is ook een mogelijkheid om de link te mailen.

LET OP! Dit werkt alleen met mailgroepen vanuit het overzicht van trajecten. Je kunt alleen een enquête toevoegen aan een mailgroep, niet als je vanuit je mail naar een getagged persoon mailt. Als je de link vanuit Hello’s naar één specifiek persoon wilt sturen, moet je deze persoon er dus in het trajectenoverzicht uitfilteren en middels de knop ‘mailgroepen’ de mail versturen. Dan krijg je de optie ‘enquête’ zoals hieronder in de afbeelding zichtbaar is.

Per categorie kun je op het profiel een blok plaatsen met daarin de enquêtes voor dat specifieke traject. Vanuit daar kun je ook opnieuw de enquête versturen.

Als laatste kan je de enquête ook versturen middels een automation. Als je kiest voor de actie ‘Verstuur e-mail’ zie je naast het e-mailblok drie puntjes staan. Als je klikt op die drie puntjes, krijg je de optie om een enquête toe te voegen aan de e-mail.

Aan de achterkant onder het blok ‘enquêtes’ heb je ook de optie om instellingen te doen. Onder deze instellingen kan je de kleur bepalen van de omlijning van het enquêteformulier. Je kunt dus de kleuren van jouw organisatie kiezen.

 

 

Update:

Binnen de functionaliteit omtrent het e-mailen hebben meerdere updates plaatsgevonden. Deze zullen per stuk behandeld worden.

Mail logs

In het Quick menu vind je een button genaamd ‘Mijn mail logs’. Dit kun je beschouwen als je verzonden items.

 

In deze mail log vind je al je verzonden e-mails terug.

LET OP! Dit is een mail log. Dit betekent dat je alleen kunt zien wanneer je iets hebt verstuurd en aan wie. Je kunt de inhoud van de mails dus niet teruglezen.

Meerdere emailadressen kunnen instellen met hetzelfde domein

Binnen hetzelfde domein (dus bijvoorbeeld @hellos.nl), kan een medewerker zelf emailadressen aanmaken waar vanuit hij/zij kan mailen. Deze optie vind je ook onder het Quick menu, onder de button ‘Mijn emailadressen’.

Je kunt er hier dus voor kiezen om een emailadres toe te voegen. Zodra je hierop klikt, verschijnt er een pagina met een button waarmee je een nieuw emailadres kunt toevoegen.

Zodra het emailadres is toegevoegd, moet deze eerst geverifieerd worden. Dit om te zorgen dat het emailadres dat wordt aangemaakt door de medeweker, ook daadwerkelijk een mailbox is waar hij/zij toegang tot heeft.

Zodra het emailadres is geverifieerd, kan er bij de afzender ook worden gekozen voor het toegevoegde emailadres.

 

Mailen vanuit meerdere domeinen

Er is nu ook een mogelijkheid om te mailen vanuit meerdere domeinen. Dit betekent dat je bijvoorbeeld kunt mailen vanuit @hellos.nl, maar ook vanuit @helloshaarlem.nl.

Wil je vanuit meerdere domeinen kunnen mailen? Neem dan contact op met [email protected]. Om dit te realiseren moeten namelijk extra DNS gegevens aangemaakt worden die door jullie IT partij moeten worden ingesteld.

 

Update:

Er is een update geweest waardoor je nu ook printsjablonen bij medewerkers kunt gebruiken. Zo kun je eventuele overeenkomsten etc. direct uit Hello’s draaien met vooraf ingevulde gegevens.

Aan de achterkant bij het kopje ‘printsjablonen’ heb je nu een vinkje ‘Printsjabloon voor medewerkers’ die je kunt aanzetten.

Als je vervolgens aan de achterkant via ‘Medewerkers’ een medewerker selecteert, dan zie je in het blauwe menu de optie ‘Printsjablonen’. Hier kun je het juiste printsjabloon kiezen en uitdraaien.

 

Nieuwe functionaliteit:

Wij hebben een nieuwe functionaliteit gebouwd waarbij je een foto kunt uploaden onder de medewerkers module. Zo kun je een soort ‘smoelenboek’ maken indien gewenst.

Onder een bepaalde medewerker klik je op het tabje ‘Gegevens’. Vervolgens kun je bij de avatar op het ‘bewerk’ icoontje klikken.

Zodra je hierop klikt, krijg je de optie om een foto te uploaden of een andere avatar te kiezen.

 

Update:

Regelmatig komt het voor dat een veld in een formulier anders heet dan hoe het veld heet aan de achterkant onder ‘Velden’. Om die reden hebben wij een update gedaan, zodat je in het formulier kunt zien, om welk veld het aan de achterkant gaat.

Zo zie je in dit voorbeeld dat het veld in het formulier ‘Hulpvragen’ heet, maar onder de velden is dit ‘Onderwerp of Thema’. Zo hoef je nooit meer te zoeken naar welk veld waarbij hoort (om bijvoorbeeld Metrics of Automations te maken), maar kun je dat direct terugzien in de formulieren.

 

Update:

Voor de klanten die gebruik maken van het iFrame/aanmeldformulieren is er een update geweest. Het is nu mogelijk voor jullie web ontwikkelaar om styling toe passen op de aanmeldformulieren. Het gaat hier om CSS. Hiermee kan je onder andere de kleuren van knoppen wijzigen.

Je vindt de CSS styling onder de knop ‘Tekst en styling’ in het aanmeldformulier.

Update:

Er is een update geweest in de rollen en rechten. Hierbij is het inzien van het archief een single permissie geworden. Zo kun je na het archiveren van een casus de toegang blokkeren voor bepaalde rollen, zonder dat je hiervoor de verantwoordelijke van de casus af hoeft te halen. Zo blijft de managementinformatie bestaan (wie was verantwoordelijk voor dit traject), maar kan inzagerecht beperkt worden.

Nieuwe functionaliteit:

De functionaliteit ‘historie’ is beschikbaar! Je kunt nu de historie zien van de handelingen die hebben plaatsgevonden in Hello’s.

De button historie vind je op twee plekken terug in het systeem. Allereerst in het blauwe menu binnen een dossier. Als je hier op ‘historie’ klikt, zie je alle handelingen die zijn uitgevoerd op dit specifieke traject.

Als admin vind je ook aan de achterkant nu de button ‘historie’.

Als je als admin op deze button klikt, zie je alle handelingen die over heel Hello’s zijn uitgevoerd. Met de filtersets kan je vervolgens ook zoeken op bepaalde gebruikers. Ook kun je met de details knop aan de zijkant doorklikken naar desbetreffend persoon of traject, en zie je wat er precies gebeurd is.

Hello’s maakt ook nog onderscheid in handelingen die zijn uitgevoerd door een persoon, of handelingen die zijn uitgevoerd door een automation. In dat geval staat er een bliksemschicht voor het item. De naam van de medewerker die er bij staat, is de medewerker die de automation ooit gebouwd heeft.

Het bekijken van de historie is in eerste instantie een admin recht maar via een single permissie in de rol kan je ook medewerkers toegang geven tot de historie.

LET OP! Dit geldt alleen voor de historie per traject. Het grote historieoverzicht aan de achterkant van Hello’s is en blijft een admin recht.

 

Update: 

Er is een update geweest op het mailen vanuit Hello’s. Voorheen was het alleen mogelijk om te mailen naar trajecten die binnen Hello’s staan geregistreerd. Vanaf heden is het ook mogelijk om naar medewerkers e-mails te versturen.

Je kunt nu dus kiezen voor de knop ‘trajecten’ of de knop ‘medewerkers’. Bij het kiezen van medewerkers kan je dus mailen naar alle medewerkers die een Hello’s account hebben.

 

Nieuwe functionaliteit:

Wij hebben een nieuwe functionaliteit toegevoegd waarbij je trajecten kunt samenvoegen en aan één persoon kunt koppelen. Het kan namelijk gebeuren dat een persoon dubbel in het systeem staat, met onder beide personen een traject. Dit is niet alleen onhandig maar vervuilt ook de verantwoording met extra cliënten. Dat willen we niet! Daarom hebben wij nu de optie gemaakt om een traject te verplaatsen naar een ander persoon.

Binnen het traject wat je wilt verplaatsen klik je eerst in het blauwe menu op ‘beheer’. Vervolgens klik je op het tabje ‘samenvoegen’. Je kunt nu de persoon opzoeken waarnaar je dit traject wilt verplaatsen. Zo hoef je nooit meer met dubbele personen te werken in je systeem!

 

Nieuwe functionaliteit:

Ook nieuw is het berekend veld in het formulier. Dit kan onder elke module gebruikt worden, en vind je onder de velden.

Met dit veld, kun je getalvelden of decimalen velden optellen, aftrekken, vermenigvuldigen etc. Je kunt hier dus elke rekenkundige formule op toepassen. Na het aanmaken van de juiste getal en decimalen velden, kun je via het ‘Berekend’ veld een formule toepassen.

Na het aanmaken van de velden, kun je ze in het formulier slepen. Dat komt er vervolgens zo uit te zien aan de achterkant.

Nieuwe functionaliteit:

Het is nu mogelijk om de filters in de overzichten toonbaar te maken op basis van rollen en rechten.

Je kunt dus per filter aangeven of hij altijd getoond moet worden, of dat hij alleen voor medewerkers met een specifieke rol getoond moet worden. Zo houd je het filteroverzicht beperkt, en zien medewerkers alleen filters die ook daadwerkelijk van toepassing zijn voor hun rol.

Update:

Het is nu mogelijk om via de automations persoonsgegevens na x periode te anonimiseren.

Dit betekent dat alle tekstvelden waarbij ‘anonimiseerbaar is aangevinkt worden geanonimiseerd . Als een veld is geanonimiseerd wordt de data verwijderd en het veld leeg gemaakt. Deze vinkjes kun je aan- of uitzetten onder de velden van elke module.

LET OP! Vanaf heden staan alle tekstvelden automatisch op anonimiseerbaar. Mocht de automation ‘anonimiseren’ dus runnen dan worden al deze automatisch aangevinkte tekstvelden dus geanonimiseerd.

 

Nieuwe functionaliteit:

Het is nu mogelijk om de categorie van een bestaand traject over te zetten. Onder beheer vind je het kopje ‘categorie’. Bij het aanklikken van dit kopje krijg je de mogelijkheid om het traject over te zetten naar een andere categorie.

LET OP! De fase wordt bij het wisselen ook overgenomen. Dus als het traject op aanmelding en intake staat zal dat ook de fase worden van de nieuwe categorie.

Dit is een functionaliteit die wij hebben overgenomen uit het oude Hello’s.

 

Nieuwe functionaliteit:

Wij hebben het roze menu en de bovenste balk opgeschoond door een quick menu aan te maken.

Het icoontje vind je rechtsboven in de hoek en bestaat uit vier blokjes.

 

Onder het quick menu zijn de volgende items te vinden:

 

Het quick menu houdt rekening met rollen en rechten, je ziet in het quick menu dus alleen wat je mag zien.

 

Update:

Onder de personen module is het nu mogelijk om op alle velden in de tabel op het overzicht te sorteren. Voorheen was het mogelijk om één standaard sorteerveld in te stellen, zoals bijvoorbeeld de aanmelddatum.

Je kunt dus nu bijvoorbeeld ook op volledige naam sorteren door op het pijltje erachter te klikken, ondanks dat het standaard sorteerveld misschien de datum is (zie voorbeeld op de afbeelding).

Door één of twee keer op het pijltje te klikken kun je ook aangevend of je op- of aflopend wilt sorteren.

 

Nieuwe functionaliteit:

Je kunt nu in elke module adresvelden gebruiken die gekoppeld zijn met postcode.nl. Voorheen was dit alleen mogelijk in de personen module, maar nu kun je in elke module adresvelden aanmaken (ook meerdere keren indien nodig) waarbij automatisch het adres wordt ingevuld als je de postcode en het huisnummer invult.

De velden die je hiervoor gebruikt vind je onder ‘adres velden’ in elke module.

Je zou dit bijvoorbeeld kunnen gebruiken in het adresboek of in het netwerk van cliënten.

 

Update:

Bij de tijdschrijven module is er een update geweest waarbij je nu je uren van de vorige week kunt dupliceren. Op je tijdschrijven overzicht vind je nu de knop ‘dupliceer uren van vorige week’.

Zo hoeven medewerkers die elke week dezelfde werkzaamheden verrichten niet telkens de uren handmatig opnieuw in te voeren.

Ook is er een nieuwe knop ‘Mijn rooster’ . Dit opent een pop-up met daarin de contracten en bijbehorende werkdagen/uren van de medewerker. Dit kunnen er meerdere zijn. Het HUIDIGE rooster wordt getoond (dit kan dus verschillen van oudere weken).

LET OP! Alleen actieve contracten worden getoond. Het is dus ook van belang dat de start- en einddatum is ingevuld.

 

Update:

Er is een nieuw standaard blok gebouwd die gebruikt kan worden in de metrics, waarbij het blok alle openstaande acties van de huidige week toont.  Je kunt doorklikken op de acties die vervolgens getoond worden in het actie-panel. Je kunt geen statussen veranderen of acties bewerken in het metrics blok.

LET OP! De actie moet wel een deadline datum hebben, anders wordt hij niet in het dashboard blok getoond. +

Het blok heet ‘openstaande acties’ en is te vinden onder de standaard blokken wanneer je een dashboard bouwt.

Update:

Het veld ‘tekst’ die je aanmaakt onder de velden heeft een update gekregen. Je kunt nu zelf kiezen wat de veldgrootte moet worden. Dit is gebouwd voor organisaties die erg veel tekstvelden gebruiken en tegen de limieten van de tekstvelden aanliepen.

Je kunt nu kiezen voor een klein, middel of groot tekstveld. Ook staat het aantal maximale tekens erachter.

 

Update:

Er is een update geweest op de lange tekstvelden. Zodra je tekst groter is dan het grote tekstveld, past het veld zich automatisch en wordt groter. Als je de lange tekst opslaat dan blijft de grote van het veld hetzelfde. Je hoeft dus niet meer te scrollen door het veld heen als je tekst te lang is.

 

Update:

Bij het exporteren van een dossier (download PDF) kan je nu ook de datum van printen en de naam van de medewerker die de download uitvoert toevoegen aan het document. In sommige gevallen is het noodzakelijk de datum en de medewerker te tonen op de export.

Update:

Bij de rollen en rechten, hebben wij nu het recht ‘inzage’ toegevoegd. Voorheen betekende ‘opvragen’ dat je een traject mocht opvragen, maar je kon hiermee ook het profiel zien en alles wat daarop stond. Wegens AVG redenen hebben wij nu dus het recht ‘inzage’ toegevoegd. Dit betekent het volgende:

Opvragen à Je mag alleen zien dat het traject bestaat. Je ziet hem dus alleen terug in het overzicht met trajecten, maar je kunt het niet op doorklikken.

Inzage à Het oude opvragen. Met deze rol mag je dus het traject inclusief het profiel van het traject inzien. Let op: als je het recht ‘bewerken’ of ‘verwijderen’ aanvinkt, dan wordt ‘inzage’ automatisch aangevinkt. Je kan namelijk niet bewerken of verwijderen zonder inzage in een traject te hebben.

 

Update:

Bij het versturen van e-mails vanuit het systeem is er nu een mogelijkheid om uit andere modules dan de personen/trajecten module te mailen. Je kunt nu kiezen voor ‘selecteer uit module’. Zo kun je bijvoorbeeld een mail sturen naar de deelnemers van een activiteit. Mocht je willen e-mailen vanuit Hello’s en is dit nog niet ingesteld? Neem dan contact op via [email protected].

 

Nieuwe functionaliteit:

Het is nu mogelijk om in het overzicht van de personen en trajecten module, een pop-up te tonen met informatie. Zo hoef je niet meer perse het profiel in te klikken om NAW en/of trajectgegevens te zien.

De pop-up verschijnt zodra je op het poppetje klikt die voor de naam staat.

 

Nieuwe functionaliteit:

Onder de velden in modules vind je nu het vinkje ‘extra info veld’. (Deze functionaliteit is ook beschikbaar in de oude versie van Hello’s)

Als je dit aan vinkt, dan kan je kun je deze extra informatie tonen. Stel je vinkt in de personen module ‘naam’, ‘geboortedatum’ en ‘leeftijd’ aan, dan kun je vervolgens in elke gewenste module een extra info veld aanmaken en een persoon taggen. Let op: dit is geen tag die terugkomt op het profiel, puur extra informatie.

Nieuwe functionaliteit:

Er is een optie toegevoegd om zelf de duplicaat controle in te stellen onder de personen module. Je kunt dus nu met vinkjes aangeven op welke velden het systeem een controle uitvoert, maar ook aangeven wat je in de roze pop-up ziet zodra het systeem een duplicaat in de personen module herkent.

 

Update:

Er zijn twee grote updates geweest op de automations.

Update 1: Het is nu mogelijk om via de automations bestanden te verwijderen. Zo kun je bijvoorbeeld een VOG verwijderen zodra deze verlopen is. Dat doe je met de volgende instelling.

 

Update 2: Er is een grote uitbreiding geweest waarbij je nu items uit alle modules mee kan sturen in een e-mail vanuit automations. Door deze uitbreiding kan je dus bijvoorbeeld ook linkjes naar bepaalde activiteiten versturen, in plaats van alleen informatie uit de personen of trajecten module.

Klik op de drie puntjes naast het onderwerp en/of bericht veld nadat je ‘verstuur e-mail’ als automation actie hebt gekozen. Vervolgens krijg je alle velden te zien die je kunt embedden in je e-mail.

 

Update:

We hebben de opties met betrekking tot het uitprinten van een dossier uitgebreid. Je kunt nu per categorie instellen welke velden je op de gedownloade pdf wilt terugzien. Dit stel je in, net zoals je een profiel zou instellen. Deze instellingen kunnen ook per submodule aangepast worden. Je kan dus op deze manier ook aangeven welke velden je bijvoorbeeld uit de submodule ‘rapportage’ wilt meenemen. Voorheen zou automatisch alles worden meegenomen op de pdf, nu kan je zelf aangeven welke velden je mee wilt nemen.

 

Update:

Je kunt nu een leeftijd veld aanmaken onder de persoonsmodule. Deze kan gebruikt worden om direct iemands leeftijd te zien zodra de geboortedatum is ingevuld, of als extra info veld. Ook kun je leeftijd gebruiken in de filters, zodat je kunt zoeken op bepaalde leeftijdsgroepen.

Update:

Er is een totaalkolom toegevoegd aan het tijdschrijven. Zo kun je per dag zien, wat er totaal aan uren is geschreven. Het systeem telt dus automatisch de uren van alle groepen waar je op hebt geschreven bij elkaar op.

Update:

Er is een nieuwe single permissie voor het beheren van rollen en rechten van externe gebruikers van het klantportaal. Vanaf heden kunnen medewerkers die externe gebruikers mogen beheren, alleen kiezen uit de preset permissies die door de admin zijn aangemaakt. De vakjes waarbij je het zelf aan kunt vinken zijn dus uitgegrijsd, waardoor de medewerker er niet meer op kan klikken en alleen uit de bestaande presets kunnen kiezen.

Als een medewerker ook zelf de permissies moet kunnen aanpassen, kan dat nu via de rollen en rechten worden toegekend. Dit kan door het vinkje ‘Individuele permissies voor externe gebruikers beheren’ aan te vinken.

Nieuwe functionaliteit:

De grootste nieuwe functionaliteit die deze maand live zal gaan is het mailen vanuit Hello’s. Het is nu mogelijk om vanuit Hello’s e-mails te sturen naar interne collega’s en/of geregistreerde vrijwilligers of hulpvragers. Ook kun je mail sjablonen opstellen en mailgroepen aanmaken, zodat je op een snelle en efficiënte manier e-mails kunt versturen naar grote groepen. Je kunt hierbij zowel vanuit je eigen e-mailadres mailen als wel het e-mailadres van de organisatie.

 

Nieuwe functionaliteit:

In het roze menu zul je onze nieuwe functionaliteit ‘Concepten’ terugvinden. Hiermee kun je bijvoorbeeld je rapportage als concept opslaan en later afmaken. Concepten werkt voor elke module binnen Hello’s. Je kunt een een concept opslaan met de knop ‘Opslaan als Concept’, maar ook bij het wegklikken van een formulier zal het opgeslagen worden in de concepten. Vervolgens kun je in het roze menu onder ‘Mijn concepten’ een overzicht van al je concepten terugvinden.

 

Nieuwe functionaliteit:

Het is nu mogelijk om bij een activiteit een minimum en maximum in te stellen voor het aantal deelnemers. Zodra het maximum aantal deelnemers is bereikt, zullen er geen vinkjes meer gezet kunnen worden bij de aanwezigen.

Vervolgens kun je op het metric dashboard een aanwezigheidstabel maken. Zo kun je zien welke deelnemers er aanwezig en afwezig waren bij de activiteiten.

 

Nieuwe functionaliteit:

Het archief krijgt een read-only functie. Voorheen was het niet mogelijk om de gegevens van gearchiveerde trajecten of personen in te zien. Hiervoor moest het traject/persoon uit het archief gehaald worden. Nu kan je de traject- en persoonsgegevens in het archief zelf terug zien als je klikt op het bekijken van een profiel.

Daarnaast is het nu ook mogelijk om de archiveerdatum te gebruiken in de automations en metrics.

 

Nieuwe functionaliteit:

Het is nu mogelijk om op het profiel van een traject direct door te klikken naar het profiel van het traject waarmee een match is gemaakt.