Uitdaging:
De bibliotheek wilde een eenvoudig en flexibel systeem om alle activiteiten vast te leggen. Vooral het Taalhuis zocht een programma dat laagdrempelig is en waarin zelf gekozen kan worden welke gegevens worden vastgelegd. Daarnaast was het belangrijk dat het systeem ook breder binnen de organisatie gebruikt kon worden, bijvoorbeeld bij de afdeling Educatie.
Oplossing van Hello’s:
Hello’s bleek precies die oplossing: makkelijk in gebruik, configureerbaar en flexibel. Zo kunnen activiteiten als taalinloop en trainingen gestructureerd worden geregistreerd, wat helpt om rapportages te genereren en het succes van de projecten te onderbouwen. Het systeem is ontworpen met gebruiksgemak als uitgangspunt, ook voor vrijwilligers die maar kort betrokken zijn.
Proces:
Hello’s werd stap voor stap ingericht door de projectleiding en medewerkers. Inmiddels wordt het systeem breder uitgerold binnen de bibliotheek. Er is ruimte om eigen workflows in te richten en het systeem aan te passen waar nodig. Hierdoor sluit Hello’s goed aan bij de dagelijkse praktijk.
Resultaat:
Het systeem ondersteunt niet alleen de registratie van output, maar maakt ook impactmetingen mogelijk. Dit is essentieel voor de verantwoording richting gemeenten en subsidieverstrekkers. Met Hello’s kan snel en overzichtelijk worden aangetoond hoeveel mensen deelnemen en welke waarde activiteiten hebben. Daarnaast helpt het om cijfers te combineren met kwalitatieve feedback en wetenschappelijke inzichten, wat de onderbouwing sterk maakt.
