In een prachtig oud pand aan de Nieuwegracht in Utrecht werkt De Wilg aan iets eenvoudigs en tegelijkertijd heel groots: een samenleving waarin iedereen mee kan doen. Al ruim dertig jaar biedt de organisatie activiteiten, ontmoetingsplekken en ondersteuning aan mensen met een verstandelijke beperking of psychische kwetsbaarheid.
We gingen in gesprek met Angelique van den Broek, procesmanager bij De Wilg. Vanuit haar rol kijkt ze hoe de organisatie handiger, inclusiever en efficiënter kan werken – zodat collega’s meer tijd overhouden voor wat er echt toe doet: het contact met mensen.
“Een plek waar iedereen zichzelf mag zijn”
Hoe zou je De Wilg als organisatie omschrijven?
De Wilg wil bijdragen aan een samenleving waarin iedereen mee kan doen – ook mensen met een verstandelijke beperking of een psychische kwetsbaarheid. Iedereen is onderdeel van de maatschappij, maar niet iedereen doet vanzelfsprekend mee.
We bieden activiteiten, ontmoetingsplekken en ondersteuning zodat mensen hun plek vinden in de samenleving. Aan iemand die ons nog niet kent, zou ik zeggen: wij zorgen ervoor dat iedereen in Utrecht erbij hoort. Of je nu een praatje zoekt, ergens ondersteuning bij nodig hebt of juist iets wilt bijdragen – bij De Wilg kun je gewoon jezelf zijn.
Welke mensen komen er bij De Wilg en wat brengt hen bij jullie binnen?
De mensen die bij ons komen zijn heel divers: buurtbewoners, mensen met een kwetsbaarheid, vrijwilligers, studenten en professionals van andere organisaties.
We bieden structuur met betekenisvolle activiteiten, een leuke invulling van vrije tijd en vooral een gevoel van erbij horen. We hopen dat mensen bij ons ontdekken wat ze wél kunnen, vertrouwen opbouwen en hierdoor ook op andere plekken mee kunnen doen.
“Werken vanuit vertrouwen en gelijkwaardigheid”
Wat kenmerkt jullie manier van werken?
Bij ons draait alles om gelijkwaardigheid, wat je achtergrond ook is. We werken niet met labels of doelgroepen maar met mensen. Wat goed werkt in onze aanpak is de open sfeer: mensen voelen zich welkom omdat er echt naar ze geluisterd wordt. We nemen de tijd, werken op maat en vieren kleine successen. Dat maakt dat mensen zich gezien en gewaardeerd voelen.
“Elke dag een beetje beter”
Wat betekent jouw rol in het dagelijks werk?
Ik kijk hoe we handiger, fijner en inclusiever kunnen werken – van een kop koffie tot een gesprek bij de gemeente en alles daartussen. Samen met de directeur/bestuurder en de programmanager kijken we continu naar hoe we het elke dag een beetje beter kunnen doen.
Kun je een voorbeeld noemen van iets dat daarin goed lukt?
De overstap naar Hello’s was een best grote en arbeidsintensieve stap. Daardoor hebben we nu één duidelijk systeem dat voor ons werkt in plaats van andersom. Dat maakt ons werk een stuk makkelijker.
“Van losse lijsten naar overzicht”
Waar liep je tegen aan in het dagelijkse werk?
We merkten dat onze administratie complexer werd en te versnipperd was. Informatie stond op verschillende plekken, en dat kostte veel tijd. Daarnaast wilden we beter kunnen aantonen wat we doen en bereiken, zowel intern als richting de gemeente.
Hoe werkten jullie vóór de overstap naar Hello’s?
Tot Hello’s werkten we met RegiWilg, een voor De Wilg op maat gemaakte software. Dat werkte goed voor dat moment. Aanpassingen waren echter lastig te realiseren en kostbaar. Verder hadden we Excel-lijsten, losse notities en mappen. Dat zorgde voor dubbel werk en beperkte het overzicht.
“Meer overzicht en inzicht in het dagelijks werk”
Wat hoopten jullie te bereiken met de overstap naar Hello’s?
We wilden gebruiksvriendelijke software met veel mogelijkheden, waarin we zelf meer controle en zeggenschap hebben. Verder wilden we meer overzicht in wat we doen en efficiënter werken. Ook was het belangrijk dat het systeem AVG-proof was, zodat we zorgvuldig omgaan met gegevens. Daarnaast wilden we dat het registreren makkelijker werd voor collega’s.
Hoe gebruiken jullie Hello’s in het dagelijks werk?
We gebruiken het als cliëntvolgsysteem voor bezoekers en deelnemers, als vrijwilligersdatabase, (financiële) deelnemersadministratie, activiteitenoverzicht en voor rapportages. Het vormt de basis van onze dagelijkse administratieve organisatie.
Wat merk je van die nieuwe werkwijze in de praktijk?
We hebben nu direct overzicht per deelnemer of activiteit. Aanwezigheid, contactmomenten en bijzonderheden staan allemaal bij elkaar. Bij het maken van een halfjaarlijkse verantwoording hoeven we niet meer alles handmatig te verzamelen, dat scheelt tijd.
Wat helpt jullie het meest in het systeem?
De rapportages en dashboards geven inzicht in deelname, veranderingen en bijzonderheden. En dat we vrijwilligers en deelnemers in één systeem kunnen beheren, past bij onze inclusieve werkwijze.
Hoe reageerden collega’s op de overstap?
De overstap was even wennen, maar de meeste collega’s zijn nu enthousiast. Ze waarderen vooral dat alles nu centraal staat en dat ze minder hoeven te zoeken. Collega’s zijn snel ingewerkt en kunnen meteen aan de slag.
“Samenwerken vanuit begrip”
Hoe kijk je terug op de samenwerking met het team van Hello’s?
De samenwerking tijdens de implementatie en het contact met het team van Hello’s heb ik als heel prettig ervaren. Er was veel aandacht voor onze specifieke manier van werken. Ze luisterden goed en dachten echt mee in oplossingen die bij ons passen. En ik ben groot fan van Demi en haar tutorials.
Wat viel je na de implementatie positief op?
De communicatie was helder en snel. Wat mij positief verraste, was dat ze echt begrijpen hoe het sociaal domein werkt. Dat scheelt in de afstemming. Hello’s werkt net als wij praktisch, mensgericht en betrokken. Geen ingewikkelde taal, maar samen kijken naar wat werkt.
“Meer tijd voor mensen”
Wat merken jullie inmiddels van de overstap naar Hello’s?
Minder werk voor collega’s, meer mogelijkheden, structuur en overzicht. We werken efficiënter en hebben meer inzicht in onze activiteiten, deelnemers en vrijwilligers. En het is ook een leuk programma om mee te werken, door de vormgeving en eenvoud aan de voorkant.
Hoe helpt Hello’s jullie om te laten zien wat jullie doen en bereiken?
We kunnen vrij eenvoudig met cijfers en verhalen onderbouwen wat onze waarde is voor de stad. Dat helpt in gesprekken met gemeente en partners, maar ook intern om te zien waar we stagneren en groeien.
“Hello’s brengt structuur en overzicht in ons werk”
Ten slotte, hoe zou je Hello’s in één zin omschrijven?
Hello’s brengt structuur en overzicht in ons werk, zodat wij meer tijd hebben voor wat echt telt: de mensen voor en met wie we werken.
Meer weten over De Wilg?
Kijk op www.dewilg.nl voor meer informatie over hun activiteiten en ondersteuning in Utrecht.
