Kwadraad is een organisatie voor maatschappelijk werk en ondersteunt inwoners bij uiteenlopende levensvragen en persoonlijke problemen. Met honderden professionals is Kwadraad actief in een groot deel van Zuid-Holland en delen van Zeeland en Utrecht.
We spraken met Sander Koster, maatschappelijk werker bij Kwadraad, over zijn werk en hoe Hello’s Online daarin ondersteunt.
“Je schakelt continu tussen verschillende situaties”
Voor Sander, die al bijna 25 jaar als maatschappelijk werker werkt, is geen dag hetzelfde. Hij begeleidt inwoners bij uiteenlopende hulpvragen — van persoonlijke problemen tot relaties en praktische ondersteuning.
“Het kan gaan over hoe iemand weer beter in zijn vel komt te zitten, hoe een relatie beter loopt of hoe je een ingewikkelde brief van de gemeente goed kan lezen.”
Die variatie vraagt om overzicht in het werk.
Een paar uur per dag werkt hij in Hello’s Online — om gesprekken voor te bereiden, eerdere verslagen terug te lezen en vast te leggen wat er is besproken.
“De eerste inrichting werkte niet goed in de praktijk”
Kwadraad werkt al enkele jaren met Hello’s Online. In eerste instantie was er vanuit Kwadraad de wens om de bestaande inrichting uit het interne systeem zoveel mogelijk over te nemen in Hello’s Online.
In de praktijk bleek dat niet goed aan te sluiten.
“Je merkte dat er heel veel verschillende manieren van registreren in zaten,” vertelt Sander. “Dat maakte het niet altijd overzichtelijk.”
Dat was de aanleiding om opnieuw te kijken naar de inrichting.
“We zijn opnieuw gaan kijken: wat is echt nodig?”
Samen met Hello’s is afgelopen jaar gekeken naar hoe het werk in de praktijk verloopt en wat daarvoor nodig is in het systeem.
Sander was daarbij zelf betrokken vanuit het projectteam. Als ervaren gebruiker van het systeem kon hij goed aangeven wat er in de praktijk wel en niet werkt.
Niet de bestaande inrichting stond centraal, maar de vraag: wat helpt medewerkers echt in hun werk?
Eén van de aanpassingen is dat formulieren zijn opgesplitst en gerichter ingericht, zodat medewerkers alleen zien wat voor hun werk relevant is.
“Voorheen stonden er veel vragen in die niet voor iedereen relevant waren en die je wel moest invullen,” zegt Sander. “Nu hoef je alleen de vragen in te vullen die nodig zijn.”
Ook korte contactmomenten zijn eenvoudiger ingericht. Waar het soms om één gesprek of één advies gaat, kan dat nu ook als één contactmoment worden vastgelegd.
“Het scheelt gewoon tijd.”
“Minder zoeken, meer duidelijkheid”
De nieuwe inrichting maakt het werk overzichtelijker en eenduidiger.
Informatie is makkelijker terug te vinden en dossiers zijn eenvoudig over te dragen of samen bij te houden. Volgens Sander zit de winst in eenvoud: minder zoeken en minder invullen.
In de overzichten zie je sneller wanneer iets niet klopt en waar dat vandaan komt.
Ook is er meer duidelijkheid ontstaan in hoe er wordt geregistreerd.
“Voorheen had je veel uitzonderingen,” zegt hij. “Nu is het duidelijker: dit is hoe we het doen.”
Dat helpt in het dagelijks werk en zorgt voor minder foutmarges.
Voor Sander is de conclusie helder: Hello’s Online is overzichtelijk en gebruiksvriendelijk.
“Het werkt gewoon goed in de praktijk.”
