Recente cijfers uit de werknemersenquête van het Centraal Bureau voor de Statistiek schetsen een herkenbaar beeld: zorg- en welzijnsprofessionals besteden nog altijd een aanzienlijk deel van hun werktijd aan administratie. Het gaat om verslaglegging, registreren en interne verantwoording — werkzaamheden die nodig zijn, maar in de praktijk veel tijd vragen.
Opvallend is dat deze verdeling al jaren nagenoeg hetzelfde blijft. In 2021 lag het aandeel administratie rond de 30 procent, en in 2025 vrijwel identiek. De tijd die daadwerkelijk aan cliënten wordt besteed, schommelt ook nauwelijks: van ruim 48 procent in 2021 naar iets meer dan 47 procent nu.
Ondanks herhaaldelijke voornemens van opeenvolgende kabinetten om de regeldruk te verlagen, verandert er in de dagelijkse praktijk nauwelijks iets.
Een grote sector, een duidelijke belasting
In totaal werken er ruim 1,5 miljoen mensen in de zorgsector, waarvan zo’n 78 procent in functies met direct cliëntencontact. Juist in deze groep is de belasting goed voelbaar. Volgens de CBS-enquête ervaart 44 procent van de medewerkers in cliëntgebonden functies een hoge of zeer hoge werkdruk.
Bij medewerkers die meer tijd kwijt zijn aan administratie dan gemiddeld, loopt dit aandeel zelfs op tot 50 procent. Daarmee wordt zichtbaar hoe nauw administratiedruk en ervaren werkdruk met elkaar verweven zijn.
Waarom het zo moeilijk verandert
Uit onderzoeken en evaluaties binnen het sociaal domein blijkt dat administratieve verplichtingen niet uit één bron komen. Door de jaren heen zijn verschillende registraties, controles en digitale systemen naast elkaar ontstaan. Veel daarvan waren logisch op het moment dat ze werden ingevoerd, maar samen vormen ze een complex geheel dat moeilijk te versimpelen is.
Dat verklaart waarom de cijfers al jaren nauwelijks bewegen. Het landelijke systeem verandert langzaam, maar binnen organisaties is wél ruimte om processen slimmer in te richten.
Waar verlichting wél ontstaat: in de dagelijkse praktijk
Verbetering ontstaat vooral in de manier waarop werkprocessen zijn ingericht. Wanneer stappen logisch op elkaar aansluiten en digitale middelen routinematige handelingen ondersteunen, wordt administratie minder zwaar. Het zijn geen grote beleidswijzigingen, maar juist praktische verbeteringen die medewerkers direct merken: meer overzicht, minder losse lijstjes en minder handelingen die niet bijdragen aan de kwaliteit van zorg.
Hoe organisaties hierbij ondersteuning kunnen vinden
Omdat administratieve druk niet met één ingreep verdwijnt, richten veel organisaties zich op het slimmer organiseren van hun eigen werkprocessen. Daarbij helpt vooral software die overzicht biedt en voorkomt dat handelingen op verschillende plekken moeten worden herhaald.
Hello’s sluit daarop aan met een systeem dat registraties, activiteiten en rapportages in één omgeving samenbrengt en flexibel kan worden ingericht. Het intuïtieve systeem sluit aan op de werkwijze van teams, waardoor administratie geen extra laag vormt maar vanzelf meeloopt in het werk. Organisaties die hiermee werken, merken dat werkzaamheden minder versnipperd raken en dat veel routinestappen minder tijd kosten.
Het verandert de landelijke cijfers niet direct, maar helpt wel om de administratieve last in de dagelijkse praktijk overzichtelijker en beter behapbaar te maken — precies waar veel professionals behoefte aan hebben.
Een sector die draait om mensen
Uiteindelijk draait het werk in zorg en welzijn om aandacht en nabijheid. Elke stap die het administratieve deel van de dag lichter maakt, geeft professionals meer ruimte om die aandacht te blijven geven — precies daar waar zij het grootste verschil maken.
