In het zonnetje: Gert Staal, directeur/bestuurder van bibliotheek Lek & IJssel

Gert is 11 jaar directeur/bestuurder in de bibliotheeksector. Eerst 2 jaar bij bibliotheek Rotterdam en nu 9 jaar bij bibliotheek Lek & IJssel. Gert heeft vanuit zijn rol als directeur/bestuurder grote interesse in een betere monitoring van wat de output is van zijn organisatie en wat de impact is die er gemaakt wordt met de activiteiten die ze organiseren. Daar ziet hij een mooie uitdaging in.

De keuze voor Hello’s

Vanuit het Taalhuis was de bibliotheek Lek & IJssel op zoek naar een eenvoudig en laagdrempelig programma waarmee alle activiteiten vastgelegd konden worden. Een zwaarwegend argument was dat het programma configureerbaar moest zijn, zodat er zelf bepaald kan worden welke gegevens er vastgelegd worden.

De toenmalige projectleider van het Taalhuis heeft Hello’s geselecteerd en heeft Hello’s samen met een collega steeds verder ingericht en geschikt gemaakt voor gebruik door de coördinatoren en vrijwilligers. Alle activiteiten van het Taalhuis, zoal de taalinloop en trainingen, worden zoveel mogelijk vastgelegd in Hello’s met als doel om gestructureerde rapportages te genereren.

Gert vond het wel van belang dat Hello’s niet alleen bruikbaar was voor het Taalhuis, maar op den duur ook verder uitgerold kon worden binnen de organisatie, bijvoorbeeld bij de afdeling Jong geleerd.

,,Je wilt een snelle impressie geven van de activiteit (hoeveel mensen aanwezig, wat is de feedback), kort, krachtig en simpel en zonder dat je een handleiding moet lezen. En daar is Hello’s ook voor ontworpen. Gebruiksgemak is bij Hello’s echt als uitgangspunt genomen.

Wat ik echt heel belangrijk vind is de laagdrempeligheid van het gebruik, waardoor het ook prettig werkt voor mensen die als vrijwilliger maar kort een bijdrage aan de bibliotheek leveren.

Daarnaast is ook de bewijsvoering heel belangrijk richting subsidieverstrekkers. En het gemak waarmee je zelf je eigen workflows en informatiebehoeften kan inrichten is heel groot en belangrijk. Daarbij ook de flexibiliteit vanuit Hello’s om het systeem beter in te richten. Dat heeft bij elkaar denk ik wel bijdragen aan het succes van de implementatie.

Ik vind het wel cruciaal om iemand binnen de organisatie de implementatie als taak te geven om zorg te dragen voor een goede inbedding.”

Op dit moment is de fase aangebroken dat ook Jong geleerd (afdeling Educatie) gaat overstappen van hun huidige systeem naar Hello’s. Zij registreren bijvoorbeeld schoolbezoeken in Hello’s.

Output, input en impactmetingen

Gert ziet dat het voor gemeenten van belang is dat ze zowel output als impact goed en gestructureerd terugkrijgen om te verantwoorden als gemeente waarom het geld naar de bibliotheek toe gaat. Gert vindt dit een gerechtvaardigde eis van de gemeente.

,,Het gaat om output aan de ene kant en impactmetingen aan de andere kant. Impactmeting kan bestaan uit registratie van input door gebruikers, maar kan ook kwantitatief  o.b.v. onderzoek. Dit laatste kan omwille van de kosten niet alleen op bibliotheekniveau, maar met gebruikmaking van landelijk vastgestelde wetenschappelijke studies, aan de hand waarvan je je lokale impact kan inschatten. Scherp onderscheid maken tussen output, die te meten is via Hello’s, en impact via registratie van uitingen van bezoekers in Hello’s, en door extrapolatie op basis van kwalitatieve onderzoeken met gebruikmaking van data in Hello’s.”

Komend jaar zal er meer aandacht besteed worden aan impactmeting en het Taalhuis heeft daarvoor al voldoende data in Hello’s verzameld. Om bepaalde uitspraken te kunnen doen, is het wel van belang om dit te onderbouwen met wetenschappelijke studies geeft Gert hierbij aan.

De programmaleiding houdt zicht op het gebruik van Hello’s en zij stellen de jaarlijkse subsidieverantwoording op. Bij de bibliotheek gaat dit over de jaarrekening, d.w.z. de financiële verantwoording, en het jaarverslag waarbij op 2 niveaus verslag gedaan wordt: globaal in een grafisch vormgegeven overzicht en op detailniveau a.d.h.v. data op de website. Gert ziet dit als belangrijke stap, het is bewijsvoering voor een gemeente om te zien met welke gelden welk resultaat is geboekt. Dit wordt in toenemende mate belangrijker en daarom is het een rechtvaardiging om er een goed en laagdrempelig systeem voor in te richten.

,, Je hebt eigenlijk een verantwoording op 2 niveaus:

- Kwantitatieve verantwoording: aantallen, waardering.

- Kwalitatief, een stukje impact, een stukje feedback over effect. Dit wordt enorm gewaardeerd en helpt in de discussie om bepaalde uitgaven te rechtvaardigen. Een gemeenteraad of beleidsmedewerker is bijvoorbeeld op zoek naar wat de rechtvaardiging is achter een uitgave. Het blijft een N=1 uitspraak, maar heel veel N=1 uitspraken van personen bij elkaar geven een indicatie over wat men ervaart en wat de toegevoegde waarde is.”

Een mooi voorbeeld van persoonlijke impact maakte Gert mee vorige week toen hij bij een Taalinloop meedeed. Hij zag daar veel mensen met een heel diverse culturele achtergrond, die met elkaar Nederlands aan het praten waren en daarvoor iedere week bij elkaar komen, wat enorm gewaardeerd wordt. Dat komt pas echt over wanneer je erbij bent, en mensen ernaar vraagt en dat is wat je niet terugziet in getallen of een grafiek.

De toekomst

,,Er gaat na 10 jaar kaalslag momenteel weer meer geld naar bibliotheken, heeft het Rijk aangegeven. Het ziet ernaar uit dat 2025 er nog redelijk hetzelfde uit gaat zien, maar over 2026 wordt er door gemeenten zelfs gesproken over een ravijnjaar. Dan is het belangrijk om als bibliotheek een rechtvaardiging te geven dat je met het geld wat je ontvangt nuttige activiteiten uitvoert. In het kader hiervan is er een toenemende noodzaak van bewijsvoering: wat is de output geweest en wat de impact op levens van mensen. Dat geeft een onderbouwde argumentatie om jouw claim op gemeentelijke subsidies te rechtvaardigen. De roep hierom wordt steeds groter.

De financiering verschuift van exploitatie lump-sum naar projecten en is daardoor diverser geworden, denk aan het Rijk, arbeidsmarktregio’s en particuliere initiatieven. Deze diversiteit juich ik toe.

Bibliotheken zijn niet meer de klassieke instellingen van jaren geleden. Dat beeld is compleet veranderd. De helft van het personeelsbestand van Bibliotheek Lek & IJssel werkt nu in het Taalhuis of bij Educatie.  Wij kunnen dit extra aanbod faciliteren mits het in het teken staat van de ontwikkeling van mensen en daaraan gelieerde zaken zoals taalvaardigheid en digitale vaardigheid. Daarnaast bieden we een platform aan andere organisaties om andere activiteiten samen te organiseren, maar dit zien wij niet als kerntaak. Daarin is er ook sprake van een duidelijke afgrenzing met bijv. sociaal domein.”