In het Zonnetje: Nick Jansen van BWI Woensdrecht

In gesprek met Nick Jansen, coördinator Startpunt Grip op geld, kwaliteitscoördinator/AVG en ICT-coördinator.

“Hello’s is een systeem dat heel veel kansen en mogelijkheden biedt. Het gaat om een bijzonder maatwerk systeem maar wat ik ook heel belangrijk vind is de organisatie van Hello’s zelf. De persoonlijke aandacht die je krijgt. Vragen worden vlot opgepakt. Ik heb nog nooit een ‘nee’ gekregen, dat bestaat bij Hello’s eigenlijk niet. Er wordt echt meegedacht. En wat ik ook bijzonder vind is dat men weet wat BWI doet en dat vind ik fijn als klant. Je voelt je daardoor echt gecoacht. Dat is echt uniek.”

Wij spreken met Nick Jansen voor de rubriek “In het Zonnetje”. Nick is sociaal werker en is coördinator Startpunt Grip op geld, kwaliteitscoördinator en ICT-coördinator.

Nick vertelt:

BWI Woensdrecht voert het welzijnswerk uit voor de gemeente Woensdrecht. Dat houdt een heel breed scala aan een diensten in, van ouderenwerk tot jongerenwerk, van ondersteuning statushouders tot sportcoaches.

Wij komen in beeld als mensen ondersteuning nodig hebben, waarbij het ons doel is om vooral preventief te werken. We willen voorkomen dat mensen uitvallen. We willen iedereen zo lang mogelijk zelfstandig mee laten doen. Maar we willen ook dat iedereen die ons inschakelt met een lach weggaat.

Ik ben ICT-coördinator en dat is meteen het stukje waarbij ik betrokken ben bij Hello's. Daarnaast ben ik coördinator van het team grip-op-geld waarbij enthousiaste, vrijwillige budgetcoaches -ondersteund door professionals- helpen je meer grip te krijgen op je financiële situatie. En tot slot ben ik coördinator kwaliteit. Als kwaliteitscoördinator draag ik er aan bij dat we de 2-jaarlijkse audit tot een succes brengen.

Wij stelden Nick de volgende vragen:

Wat vind je van Hello’s?

Ik werk ruim 1,5 jaar met Hello’s. Daarvoor combineerden we Excel met een bestaand softwarepakket. Maar we hebben bij BWI een brede dienstverlening en we wilden een systeem waar deze disciplines allemaal onder konden vallen. De  uitdaging zit erin dat het ouderenwerk een heel ander systeem nodig heeft dan jongerenwerk. En een taalcoach wil weer heel andere dingen registreren dan een budgetcoach. We hadden een systeem nodig dat al die gebieden aankon en daar is Hello’s heel uniek in.

Kun je een voorbeeld geven wat een taalcoach anders wil registreren dan een budgetcoach?

Het is heel simpel. Een taalcoach wil op taalniveau registreren. Dat wil niet alleen zeggen dat je ergens schrijft welk leesniveau iemand heeft. Je wilt dat dit gegeven door het systeem opgenomen wordt. Dus hoe vordert het leesniveau van deze persoon? En hoe is het gemiddelde leesniveau van deze doelgroep in onze gemeente? Een budgetcoach zit veel meer op de registratie van het financiële cijfers. Die wil een budget overzicht maken. Bijhouden wat een uitgavepatroon is.  Dat kan natuurlijk allemaal apart in een Excellijstje maar dat wilden we niet meer. We wilden een compleet systeem dat in al die gebieden kan opereren. We hebben daar destijds uitgebreid onderzoek naar gedaan en het blijkt dat Hello’s hier heel erg uniek in is.

Wat is je favoriete onderdeel?

Hello’s heeft een hele goede dashboarding. Een dashboard maakt heel snel inzichtelijk waar ik sta als professional of als vrijwilliger. Iedereen ziet meteen: “Waar ben ik mee bezig? Wat zijn mijn resultaten? Hoeveel mensen heb ik al geholpen? Wat is mijn caseload?” Dat is heel makkelijk te zien In het systeem. En je kunt het dashboard volledig customizen, daarin heb je als klant van Hello’s veel regie. Dat is een dikke pre van dit programma.

Wat ik daar heel mooi in vindt is de functionaliteit. Een mooi voorbeeld is dat wij vorig jaar gevraagd zijn om de Oekraïense opvang op te starten. Dan hoor ik van collega organisaties dat zij een heel systeem moeten optuigen waar die mensen in kunnen worden geregistreerd. Wij hadden die registratiemogelijkheid binnen 10 minuten klaar door simpelweg een categorie aan te maken waarin deze mensen aangemeld werden. Een uurtje later hadden we een heel platform waar  iedereen ingevoerd werd met specifieke vraagstukken en belangrijke indicatoren.

Je hebt gewerkt met Hello’s online en onze nieuwste versie Next Gen. Wat vind je van het verschil?

Ik ben bijna klaar met de bouw van het nieuwe systeem. Dat heb ik zelf gedaan. Met hulp van Michel heb ik dat zelfstandig allemaal aan elkaar geklikt. In Next Gen is de flexibiliteit 10 keer zo ver doorgevoerd. Je hebt als klant nog meer de regie op je eigen systeem. En wat ik het bijzondere vind is dat ik de mensen bij Hello’s zie als mijn coach. Mijn coach kijkt met mij mee naar hoe ik het systeem kan inrichten maar ik ben als klant zelf heel erg bezig met wat ik aan het doen ben. Wat wil ik? Hoe wil ik het? Bij andere partijen had ik die regie niet. Ik was de klant die zijn vingertje moest opsteken. Als ik zei: “Ik wil graag dat” dan was het antwoord: “Volgende maand hebben we een release dan kan het er misschien bij.” Bij Hello’s heb ik zelf de leiding.

Heeft het werken met Hello’s jouw organisatie iets gebracht?

Wat een positief effect was dat we heel goed hebben kunnen aantonen dat de hulpvragen van de burgers de afgelopen jaren heel erg toegenomen zijn. Omdat we dat heel specifiek konden aantonen heeft de gemeente ook breder ingekocht zodat wij ons werk kwalitatief goed konden blijven doen. Daar heeft Hello’s een ondersteunende rol bij gehad. Als je een grafiek laat zien die ineens erg omhoog gaat en dan heb je een gesprek met elkaar dat ergens over gaat. Je kun heel gericht beleid aansturen en beleidsmedewerker is gewoon beter geïnformeerd.

Waar zit de uitdaging?

Ik ben zelf heel enthousiast maar Je moet je team ook meekrijgen in een nieuwe manier van werken. Maar omdat Hello’s een mooie vormgeving heeft, heel rustig is, heel duidelijke knoppen heeft, merk ik dat mijn collega's daar makkelijk in meegaan maar het blijft een uitdaging. Sommige collega’s zijn gewend om alles te registreren, daar zijn geen problemen. Andere collega’s zijn gewend om heel weinig te registreren en daar moet je het gesprek aan gaan. Het systeem is heel simpel en het wordt heel goed ontvangen maar voor sommigen is het toch een uitdaging om mee te gaan in nieuwe ontwikkelingen. Dat het niet alleen gaat om het gesprek met je client, je moet dat gesprek ook ergens kwijt. Het is moeilijk om de meerwaarde op de lange termijn uit te leggen maar als je het na een aantal maanden concreet kunt laten zien dan vindt iedereen dat wel prachtig.

Hoe is de overgang verlopen van jullie oude systeem naar Hello’s?

In de eerste plaats ga je op zoek ga naar welk systeem bij je past. Als je dat gevonden hebt dan stel je jezelf de vraag wat hebben we als organisatie nodig? Hoe lopen de processen en wat zijn de resultaten die we eruit willen halen? Vervolgens vul je het systeem met data. Tenslotte moet je de hele organisatie meekrijgen Het meeste werk is het bedenken van wat je nodig hebt. Dat is eigenlijk waar veel mensen niet bij stilstaan. Het gaat hier niet om een kant-en-klaar systeem. Bij collega-systemen zit je gevangen in een systeem. Dat is hier niet. Natuurlijk, er is heus wel een standaard format maar juist die eigen visie op jouw organisatie is waar ik heel blij van word. Tegelijkertijd is dat het meeste werk.

Het heeft ongeveer een maand geduurd en we hebben het vrij methodisch aangepakt. Wij hebben er voor gekozen om Iedereen uit te nodigen en te vragen om naar het oude systeem te kijken. Wat vind je er niet leuk aan? Wat wil je anders zien? Die feedback hebben we overgeheveld naar het nieuwe platform. Deels heeft Michel daaraan sturing gegeven. Hij is bij een aantal gesprekken betrokken geweest om ons ook hierin te coachen en na 3 gesprekken kun je dat prima zelf. Die coachende rol van Hello’s vind ik heel fijn.

Zou je andere organisaties aanraden om met Hello’s te werken?

Dat zou ik zeker aanraden want dit is een systeem dat veel kansen en mogelijkheden biedt. Het gaat natuurlijk ook om kosten baten, dat speelt in onze sector altijd mee. Het gaat om een bijzonder maatwerk systeem maar wat ik ook heel belangrijk vind is de organisatie van Hello’s zelf, de persoonlijke aandacht die je krijgt. Vragen worden vlot opgepakt. Ik heb nog nooit een ‘nee ’gekregen, dat bestaat bij Hello’s eigenlijk niet. Er wordt echt meegedacht. En wat ik echt uniek vind is dat Michel weet wat BWI doet. Je voelt je daardoor echt gecoacht. Concurrenten van Hello’s sturen vaak een vertegenwoordiger die geeft een hele mooie presentatie over waarom hun programma goed is. Dit is ons begin en dit is ons einde. Bij Hello’s zeggen ze: “Dit is ons programma, dit is het begin en wat willen jullie?” Dat is een heel ander verhaal.