Werkprocessen verbeteren: breng 8 verspillingen in kaart

Wil jij beginnen om werkwijzes en processen te verbeteren: breng dan de 8 verspillingen in kaart:

Verspilling 1: fouten
Een fout maken is natuurlijk menselijk, maar kan tot veel verspilling leiden. Een fout moet namelijk worden hersteld, wat weer tijd kost waarbinnen geen waarde toegevoegd kan worden. Bijvoorbeeld een wijziging na definitief rooster, niet kunnen verwerken van rapportages.

Verspilling 2: wachten

Wachten: Tijd die verloren gaat. Bijvoorbeeld: wachten op managementinformatie, wachten op mensen in vergaderingen, iemand die niet op komt dagen voor een intakegesprek of het niet kunnen vinden van een juiste match voor een persoon.

Verspilling 3: transport

Transport: Afstanden afleggen doordat activiteiten ver uit elkaar liggen. Bijvoorbeeld: registratie van intakes en/of ambulante rondes naar huis meenemen en daar invoeren, maar ook overlegmomenten die van korte duur zijn waarvan de locatie een eind uit de buurt is.

Verspilling 4: voorraad

Voorraad: Teveel of te weinig voorraad. Bijvoorbeeld: veel vraag naar Maatjes, maar geen beschikbare vrijwilligers, briefpapier met een verouderd logo of activiteiten die nog wel beschikbaarheid hebben, maar waarvan geen weet is.

Verspilling 5: overbewerking

Overbewerking: Verspilling door onnodige handelingen. Bijvoorbeeld: factuur en afhandeling van declaraties vereist verschillende handtekeningen, te veel managementinformatie wat niet nodig is, niet relevante informatie over een persoon registreren wat niet nodig is.

Verspilling 6: overproductie

Om geen overproductie te hebben is de oplossing: niet meer maken dan de klant vraagt. Overproductie leidt tot teveel voorraad die je waarschijnlijk niet snel kwijt kan.

Overproductie: Een vrijwilliger te veel matches geven. Cursussen geven waar geen vraag naar is, te veel registeren over personen of activiteiten wat voor het werk niet nodig is. Veel rapportages met geen relevante informatie.

Verspilling 7: beweging

Ook teveel beweging binnen een proces leidt tot verspilling. Niet per se in energie van degene die de beweging uitvoert, maar in tijd. Wanneer alles op de juiste plek ligt wordt er simpelweg meer tijd bespaard en loopt het proces sneller door.

Beweging: Onnodig bewegen van mensen. Bijvoorbeeld: drie aantal gebouwwissels per dag of diverse wisselingen binnen diverse ruimtes binnen het gebouw zelf.

Verspilling 8: talent

Verspilling van talent is degene die in eerste instantie niet in het rijtje voorkwam. Tegenwoordig komt het veel vaker voor dat bijvoorbeeld mensen hun kennis en ervaring niet kunnen of hoeven te gebruiken in het werk dat zij doen. Dit is niet alleen zonde van de kennis, maar kan ook leiden tot ontevreden en ongemotiveerde medewerkers.